Una oficina sin papel es una en la que el uso de papel o bien ha sido eliminado o es mínimo ( va completamente sin papel no suele ser posible o práctico ) . En una oficina sin papeles , datos, archivos e información se almacenan , acceder , recuperar y procesar electrónicamente. Varios dispositivos electrónicos se utilizan para estas funciones . Escáneres se utilizan para convertir documentos en papel en formato electrónico. Los documentos convertidos electrónicos y ficheros se almacenan y procesan en ordenadores y compartir a través de redes . Los documentos se enviarán por vía electrónica utilizando máquinas de fax y PDAs se utilizan para el acceso móvil a los documentos electrónicos. Ordenadores

Las computadoras son la columna vertebral de las oficinas sin papel . La gestión de documentos , gestión de contenidos , el reconocimiento óptico de caracteres, e -mail y otros sistemas necesarios para el funcionamiento de una oficina sin papeles son todas las aplicaciones que se ejecutan en las computadoras. Oficinas sin papel pueden contener diferentes tipos de sistemas informáticos para satisfacer las necesidades de la organización , que van independiente de las computadoras personales y portátiles para pequeñas oficinas o en el hogar a las redes grandes y complejas de servidores , estaciones de trabajo y dispositivos informáticos de las empresas más grandes.

Escáneres

La mayoría de las oficinas sin papel utilizan un sistema de gestión de documentos para almacenar los archivos electrónicos. Los archivos en papel se convierten en archivos electrónicos utilizando un escáner , lo que lo convierte en uno de los dispositivos electrónicos más importantes en una oficina sin papel . Los documentos escaneados se almacenan ya sea como imágenes o procesados ​​en archivos electrónicos utilizando el software de reconocimiento óptico de caracteres que a menudo viene incluido con el escáner. Algunas oficinas utilizan dispositivos multifuncionales que sirven como copiadoras, escáneres y máquinas de fax - todo en uno

Faxes

faxes electrónicos se utilizan en el papel. oficinas que remita copias electrónicas de los archivos a través de líneas telefónicas o redes y son una buena forma de comunicarse con las oficinas tradicionales . El fax electrónica permite al receptor para obtener una copia impresa de un archivo si es necesario. Una máquina de fax electrónico suele estar relacionado con el sistema de gestión de documentos para permitir que la oficina sin papel para almacenar fácilmente documentos entrantes y salientes.
Medios de almacenamiento

oficinas sin papel almacenar la mayor parte de sus archivos y datos por vía electrónica . Esto introduce el riesgo, ya que los datos almacenados electrónicamente pueden ser perdidos o dañados a través de fallo del dispositivo , picos de energía eléctrica , la infección por virus informáticos u otros eventos catastróficos . Los datos deben ser respaldados periódicamente . Soportes de almacenamiento - tales como discos duros , cintas magnéticas y unidades de cinta de copia de seguridad - son esenciales en una oficina sin papel . Las copias de la copia de seguridad de datos en el soporte de almacenamiento normalmente se almacenan fuera del sitio como medida de contingencia .