¿Tiene un gran archivador repleto de declaraciones , notas de curso, documentos y otros elementos que ocupan mucho espacio y puede ser difícil de buscar . Esta guía le dirá cómo transferir estos archivos a formato digital en su ordenador para ahorrar espacio y proporcionar para facilitar el backup y la búsqueda . Cosas que necesitará
documentos originales en papel
carpetas de papel
Paper clips
Una amplia zona de recepción , o un conjunto de bandejas para sujetar el papel
Una impresora - escáner con un alimentador automático de documentos ( ADF )
un equipo con una buena cantidad de espacio libre en disco duro
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primer lugar, reunir los suministros . Usted probablemente ya tiene un ordenador y sus archivos de algo organizado. Lo que no tenemos es un escáner adecuado. Escaneo un gran número de documentos con un escáner plano puede ser una tarea real , por lo que invertir en escáner aa que puede aceptar un número de hojas de papel a la vez . Escáneres específicos pueden , por extraño que parezca , es mucho más caro que el todo-en -una impresora /fax /escáner . La mayoría tienen capacidades comparables en términos de la resolución que puedan producir - lo que más le interesa es la cantidad de hojas del escáner puede aceptar a la vez. Además, lea los comentarios en línea para asegurarse de que el alimentador de documentos no se atasque . Una opción adicional que podría venir en útil es la capacidad de auto -duplex el escaneo - . Esto le permitirá escanear ambos lados de un documento sin la recarga manual paso
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Después de tener todos los materiales mano, vaya a través de los archivos que desea procesar y ordenarlas . Usted querrá grupo papeles similares de ancho juntos ( es decir, papel de cuaderno con papel de cuaderno , papel de copia con papel de copia ) , y separar todos los papeles que han doblado las esquinas , roturas u otros daños que puedan interfer con el alimentador de documentos . A continuación , el Grupo de los documentos en lotes que el escáner puede aceptar , por ejemplo , paquetes de diez páginas. Estos trabajos cotejados pueden ir en el cuadro "in".
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Ahora, usted está listo para explorar ! Cargue el software de exploración que viene con su impresora /escáner y cargue el primer lote de documentos en el escáner. Seleccione una resolución adecuada - 300 dpi es estándar, y por lo general más que suficiente. La elección de una resolución más alta puede dar lugar a una imagen de mejor calidad , pero esto tomará más tiempo para explorar, y más espacio para almacenar . Elegir greyscale lugar de todo color, también puede ahorrar espacio en disco . Para los documentos , PDF es un buen formato para elegir , ya que será más fácil agrupar documentos con varias páginas en un único documento de lo que sería con imágenes .
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continuar procesando el resto de su documentación . Si tiene muchos documentos mecanografiados , podría valer la pena invertir en software OCR (como ABBYY FineReader ) . Esto convertirá el texto en sus documentos en editable, búsqueda de texto . El software es mucho menos fiable para los documentos escritos a mano .