Las redes de ordenadores lo hacen fácil de almacenar y compartir datos. Una ubicación central accesible a personas de diferentes oficios, o incluso diferentes edificios , ahorra tiempo y dinero mediante la mejora de las comunicaciones y la colaboración . Sin embargo , los datos pueden acumularse hasta que los archivos están enterrados varias capas de profundidad en el sistema y llegar a ser difícil de localizar. Con la creación de directrices para la estructura de archivos de red, puede ayudar a mantener los datos fáciles de encontrar. Dibujar un Diagrama de la estructura de archivos de red

Tómese su tiempo para pensar las cosas. Piense en su almacenamiento de red , un archivador , y decidir la cantidad de " cajones " que desea tener . Dibuje un diagrama de flujo o pirámide lista de los individuos y departamentos que necesitan tener carpetas de nivel superior en la estructura, y luego romper las cosas más en cada nivel. Mantener las carpetas de nivel superior al mínimo para evitar la confusión . Use los principales departamentos , descripciones de puestos o categorías de contabilidad como modelo. Si está planificando someterse a las unidades de red mapeadas independientes para el acceso a carpetas , considere el uso de la menor cantidad posible . Mapa de una unidad de una ubicación central de almacenamiento compartido y una unidad de almacenamiento personal o confidencial de un individuo. Trate de estandarizar los nombres de las carpetas y estructuras para facilitar el mantenimiento , especialmente si usted tiene un mayor número de carpetas de nivel superior .
Considere el sistema de archivos de Seguridad

Eliminar los problemas de seguridad mediante la creación de grupos de permisos para un mayor acceso a la carpeta de nivel en lugar de dar a los usuarios acceso a cada carpeta de nivel superior , uno a la vez . Mediante la asignación de los grupos de seguridad y agregar usuarios a los grupos , se puede mantener un menor número de listas y cortar la administración de forma considerable. Establecer permisos que impidan a los usuarios crear o eliminar las carpetas de nivel superior . Mantener los grupos de seguridad al mínimo , así , utilizando el diagrama de la estructura de archivos como una guía. Crear una carpeta compartida para el acceso general para hacer más fácil para los departamentos para mover datos entre los grupos de permisos , pero asignar a cada departamento acceso exclusivo a su propia carpeta.
Considerar las necesidades individuales

Crear carpetas debajo del nivel superior de la estructura de archivos basado en que el Departamento de usuario o de necesidades. Discuta sus responsabilidades con ellos y crear una estructura de carpetas que tiene sentido para todos los involucrados . Si tiene usuarios con mayores necesidades de espacio de almacenamiento , es posible que desee establecer cuotas en carpetas de nivel superior para evitar que el uso de espacio y afectar a otros. Educar a los usuarios acerca de los límites de espacio y de retención de datos para ayudar a mantener un sistema de carpetas ordenada y organizada .