Comprimir un archivo QuickBooks aumentará la velocidad del programa . La compresión se eliminará el espacio ocupado por las transacciones eliminadas y se reduce el espacio ocupado por los datos que no sean necesarios , de las operaciones que ya se han completado. En las versiones anteriores a QuickBooks 2005 , este proceso se llama " Condensar y Archivo; " en versiones posteriores se cambió a " Limpiar Datos de la empresa . " Hay un procedimiento adecuado para completar este proceso que si no se sigue puede conducir a corromper el archivo QuickBooks. Instrucciones
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Crear una copia de seguridad del archivo de la compañía antes de comenzar este proceso. Para ello, haga clic en el botón "Archivo " en la barra de menú superior. Elija la opción " Save /Backup File" y se le pedirá que elija la ubicación en la que desea que la copia de seguridad guardada .
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Guardar la copia de seguridad en una ubicación segura . Elija un disco duro externo , una unidad flash o un CD. Esto evitará que un archivo dañado de ser guardado en el disco duro principal . Al mismo tiempo que se le pedirá que indique la ubicación para salvarse a usted también tendrá la oportunidad de cambiar el nombre del archivo.
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Cambie el nombre del archivo para indicar que la copia de seguridad antes de a una compresión . Tenga esto en un lugar seguro en caso de que el archivo comprimido corromperse o debe ocuparse de examinar los detalles de las transacciones que se eliminan durante el proceso de compresión.
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Comienza el proceso de compresión . Para ello haga clic en el botón "Archivo " situado en la barra de menú superior. Busque el botón " Utilidades " y haga clic en él. Con ello se abre un menú en el lado derecho donde se encuentra la " Limpiar Datos de la empresa . " Haga clic en esta opción y dejar que el asistente le guiará a través del proceso.
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Elija el método que se utiliza para " limpiar datos de la empresa . " Habrá dos opciones que se presentan en la primera ventana que aparezca. La primera es la de eliminar las transacciones realizadas en una fecha específica. Esta es la opción elegida para " cerrar " un año . La segunda es eliminar todas las transacciones realizadas , independientemente de la fecha . Desde los detalles de estas transacciones no son necesarios para la operación del día a día de QuickBooks, estas operaciones se " comprimen " en sólo los totales.
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Seleccionar criterios adicionales para la eliminación de las transacciones. La siguiente ventana le dará la opción de incluir otras transacciones para comprimir . Estas opciones incluyen el banco no liquidados y las transacciones de tarjetas de crédito , transacciones marcadas " a imprimir ", facturas y presupuestos marcados " A enviar ", y, finalmente, las transacciones que contienen facturados o no reembolsados ​​los gastos . Elija las que se aplican a su empresa y haga clic en " Siguiente".
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Comprimir elementos de la lista no se utilizan. Esto elimina los elementos para los que no existen transacciones , incluyendo las facturas o estimaciones . Estos elementos de la lista no utilizadas incluyen las cuentas, clientes, proveedores , otros nombres , artículos de facturas, y los terminados "para hacer" Notes. Cuando haya terminado de elegir estos clic en " Siguiente". Esta es la última ventana antes de alcanzar el botón " Comenzar Cleanup " .
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Haga clic en "Begin limpieza. " Este proceso puede durar minutos u horas para completar, y usted no será capaz de trabajar en QuickBooks hasta que se haga el trabajo. Un par de cosas a tener en cuenta : En primer lugar, si su archivo de empresa de QuickBooks está en una red , comienzan este proceso en la computadora principal o servidor después de apagar todos los demás equipos de la red . No se puede completar esto desde una computadora en una red secundaria . En segundo lugar, este es un trabajo que, idealmente, sólo debe hacerse una vez al año , para el cierre de fin de año . En tercer lugar, en caso de ser necesario para encontrar los detalles de las transacciones del año anterior recuerda que tienes esa copia de seguridad .