Al crear una base de datos relacional en Microsoft Access, la clave del éxito es la planificación adecuada . Si alguien le ha pedido que cree una base de datos , hacer preguntas sobre lo que se supone que la base de datos para hacer y cuáles son las expectativas . Siempre es mejor planear bien su base de datos y detectar los problemas al principio en vez de tratar de corregir los errores en una base de datos mal diseñada que está lleno de datos. Cosas que necesitará
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escribir o escriba por qué se está creando una base de datos, ¿cómo va a ser utilizado , lo que se hará con la información que se almacena en el mismo. Determine cómo la información ayudará a usted o su empresa .
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evitar la redundancia . Las bases de datos almacenan datos en estructuras conocidas como tablas. Es posible que tenga una tabla que contiene información de los clientes y otra tabla que contiene la información de ventas . Usted no desea introducir el nombre del cliente cada vez que el cliente realiza una compra . En la tabla de clientes , asignar al cliente un número de identificación y en la tabla de ventas , utilice el número de identificación para mostrar lo que el cliente compra. La clave para un desarrollo limpio de base de datos está planeando con anticipación para que no tenga que escribir más de lo necesario .
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Haga una lista de toda la información que necesita la base de datos y luego empezar a romper los datos en grupos más pequeños que serán almacenados en tablas . Escribe los nombres de las tablas en tarjetas individuales. Por ejemplo, una empresa que trabaja con las ventas podría tener mesas para los clientes , ventas , inventario, y los empleados. Una escuela puede tener tablas que contienen datos sobre los estudiantes , los profesores , las clases , las calificaciones y los libros .
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Crear una lista de campos que contendrá los datos de cada tabla. Los campos contienen información muy específica , como el número de un cliente ID , nombre , apellido , ciudad, estado y código postal . Una tabla de ventas puede contener campos como el número de identificación de cliente , fecha de venta , el número de identificación del producto (que puede vincular a una tabla de productos ) y el ID del vendedor. Cada tabla debe tener por lo menos un campo que es un identificador único , como un número de identificación o número de inventario de productos . Los identificadores únicos (conocidos como claves principales ) son importantes a la hora de establecer relaciones entre las tablas . En cada ficha, escriba el nombre de los campos de cada tabla con la clave principal en la parte superior de la lista.
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Construir relaciones en la base de datos . Una relación es una relación entre dos o más tablas. En un entorno educativo , un maestro puede tener muchos estudiantes. Esta relación de base de datos se muestra mediante la vinculación de la mesa de los profesores de la tabla de los estudiantes . Si hay una mesa de nómina, los maestros y las tablas de nómina están conectados por lo que cada vez que el maestro se le paga eso se refleja en la tabla de nómina. Uso de las fichas que ha creado, comenzar a determinar qué tablas pueden tener relaciones con otras tablas.
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Ingrese entre 20 y 25 registros en la base de datos y empezar a buscar los errores y duplicaciones. Involucrar a las personas que le pedirá que cree la base de datos . No importa qué tan cuidadosamente estructurado su base de datos , la verdadera prueba de la integridad de la base de datos es cuando se introducen los datos. Atrapa a los errores y solucionarlos lo antes posible . Tratar de fijar una base de datos después de haber entrado en cientos o miles de registros puede ser una pesadilla .