Los datos pueden venir a usted en muchos formatos diferentes de muchas fuentes diferentes . Si se trata de una lista de contactos , una tabla de registros de cuentas o un índice de inventarios, a veces es necesario obtener datos de Microsoft Word en una base de datos Microsoft Access. Las importaciones son la forma más eficiente para mover datos de un documento de Word a una tabla de Access o base de datos . Estas instrucciones se aplican a Microsoft Word 2010 y Microsoft Access 2010 . Cosas que necesitará de computadora
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
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Preparar los datos en el documento de Word para la importación. Estructura de los datos ya sea en un formato delimitado o de ancho fijo. Formatos delimitados campos separados con un solo carácter , como una coma o punto y coma . Formatos de ancho fijo organizar los datos por lo que el ancho de cada campo se mantiene constante para indicar cuando termina un campo y comienza el siguiente . Ambos formatos requieren que cada registro sea en una línea separada . Estos formatos indicar a Access dónde colocar los datos una vez importados .
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Guardar el documento de Word como un archivo de texto plano . Acceso sólo puede leer los datos que están en un texto plano , formato Excel o CSV . Una vez guardado , cierre el archivo.
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Inicie Microsoft Access y abra una nueva base de datos o una base de datos existente en la que se almacenarán los datos importados. Elija una nueva tabla o una tabla existente en la que almacenar los datos. Si elige una tabla existente , Access anexará los datos a la tabla existente en el formato actual . Los datos importados deben coincidir formato y la estructura de la tabla existente.
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Vaya a la pestaña " datos externos " , busque el grupo "Importar" y haga clic en el icono de "Archivo de texto " . Esto abre la opción "Obtener datos externos - Archivo de texto " . Casilla de diálogo
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busque o escriba el nombre del archivo de texto que preparó anteriormente en el cuadro " Nombre de archivo" . Especifique dónde desea que los datos sean almacenados . Para una nueva tabla , haga clic en "Importar el origen de datos en una nueva tabla en la base de datos actual. " Para una tabla existente , haga clic en " adjuntar una copia de los registros de la tabla " y elija la adecuada en la lista desplegable.
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clic en "Aceptar " para continuar y abrir el "Import Asistente de Texto " . Acceso analizará los datos y recomendar una estructura de archivos . Confirme o seleccione la opción que coincida con el formato de su archivo : " . Ancho fijo" " Delimitado " o Haga clic en " Siguiente".
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Si utiliza un formato delimitado , seleccione el carácter utilizado para delimitar los campos. Si el archivo contiene un calificador de texto , elija el calificativo que ha usado en el cuadro " Calificador de texto" . Si la primera fila de su documento de Word contiene los nombres de los campos , consulte " Primera fila contiene nombres de campo . " Si está utilizando un formato de ancho fijo , revise los datos y la estructura mostradas y ajustar el posicionamiento columna si es necesario. Haga clic en " Siguiente".
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Revise los datos y la estructura una vez más antes de continuar. Si necesita especificar información adicional sobre cualquiera de los campos , haga clic en el encabezado de campo e introduzca los datos adecuados para " Nombre de campo " y "Tipo de datos ". Para crear un índice en el campo seleccionado , ajuste " indexado " a " Sí". Para excluir del campo seleccionado en la importación, marque "No el campo (Saltar ) no importar. " Haga clic en " Siguiente".
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Establecer una clave principal si está importando a una tabla nueva . Puede seleccionar " Permitir a Access agregar la clave principal ", que rellena automáticamente una secuencia de IDs , elija su propia clave primaria de uno de los campos de origen o seleccione " No clave principal. " Haga clic en " Siguiente".
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Para una nueva tabla, confirmar o modificar el nombre de la nueva tabla de la " importación de tablas de" caja. Haga clic en " Finalizar" para importar los datos. Un cuadro de diálogo se abrirá para indicar el estado de la importación .