¿ Tal vez algunas personas se sorprenderían al saber que ellos usan una base de datos en una base regular. Por ejemplo , cualquier persona que utiliza una agenda o guía telefónica ha utilizado una base de datos. Una base de datos simplemente almacena información. Aplicaciones de software de bases de datos , como Microsoft Access, toman los datos y permiten al usuario aplicar funciones que organizan y analizan . Las bases de datos almacenan los datos introducidos por el operador en las tablas . Simplificado Entrada

comparable en apariencia a los programas de hojas de cálculo , como Microsoft Excel , tablas proporcionan a los operadores una plataforma simple, clara en la que introducir los datos . Los usuarios deciden sobre las categorías o campos , para la tabla . Por ejemplo , cuando se crea una base de datos para organizar los contactos profesionales , el usuario puede optar por campos, como " Nombre ", "Apellido ", "Dirección" y " Número de teléfono ". Estos campos se convierten en los encabezados de la tabla , crear el formato de los operadores de entrada de datos a utilizar.

Muchos programas de bases de datos populares incluyen características que simplifican aún más la introducción de datos . Por ejemplo , Microsoft Access incluye un fácil de usar , asistente de creación de formularios . Esto permite a los usuarios introducir datos en una forma agradable a la vista , en lugar de hacerlo directamente en la tabla. Esta característica también permite a los usuarios tomar ventaja de los atajos , como la utilización de propiedad menús desplegables con las opciones especificadas para elegir.

Microsoft Word, el popular software de procesamiento de textos , también incluye una función de la forma. Esto ayuda a los usuarios introduzcan su información de una manera mucho más fácil en los ojos de escribir en una tabla .
Ordenar y filtrar
Tablas

permite a los usuarios organizar su información. Una tabla que se utiliza dentro de una base de datos se expande su capacidad para manipular los datos . Por ejemplo , una mesa muy grande rápidamente y fácilmente se ordena por un campo seleccionado en la mayoría de los programas de base de datos con un clic en un icono. Los operadores también tienen la opción de ordenar los datos en orden inverso.

Además de la clasificación , los usuarios también pueden filtrar la información de una tabla en una base de datos. Filtros tirar registros especificados . Por ejemplo , si un usuario que tiene una mesa con miles de entradas que desee para ver sólo los de Nueva York, que utilizarían un filtro para realizar esa tarea.
Informes

el cuadro original que contiene la información de la base de datos se consigue a menudo convertido en una nueva tabla utilizando funciones de informes . Estas nuevas tablas de informes permiten al operador manipular los datos en un sinnúmero de maneras que pueden incluir campos que realizan automáticamente cálculos analíticos . Por ejemplo , si la tabla original incluye información de los clientes , tales como la región y las cifras de ventas , el informe podría tener no sólo los datos de la tabla original , pero las ventas totales de cada región.