sistemas de gestión electrónica de documentos ( EDM) están reemplazando a los gabinetes de archivos antiguos que se rellenan con las carpetas de manila y los documentos . Hoy en día , los trabajadores de las oficinas legales, médicos , públicos y privados son el almacenamiento y recuperación de registros a través de sistemas computarizados. Esta conversión se traduce en métodos respetuosos del medio ambiente de almacenamiento , reducir los costos y el acceso más fácil y rápido para los usuarios múltiples de un mismo documento . Va el verde

Los documentos electrónicos son el ahorro de árboles en todo el mundo . La Asociación de Gerentes Registros e informes de los administradores que cada trabajador EE.UU. consume anualmente 10.000 hojas de papel de copia , que es el equivalente a 1,25 árboles por persona . Papel desechado se descompone en gas metano perjudicial, mientras que las cosechas de papel de la industria el 42 por ciento de la madera industrial cada año , dice ARMA . Las copias en papel de los registros comerciales también aumentar el consumo de combustible, ya que las empresas tienen que enviar sus documentos a las instalaciones de almacenamiento fuera del sitio y luego recuperarlos. Al convertir a un proceso de erosión , las empresas pueden proteger los bosques de la Tierra y reducir el consumo de gasolina. Más empleados pueden trabajar desde sus hogares cuando se puede acceder a los registros computarizados de los sitios web o servidores seguros. Esta mayor tasa de teletrabajadores significa menos tráfico y las emisiones del vehículo .
Ahorro

registros computarizados se traducen en ahorro de costes para la organización. La policía en Elk River, Minnesota, convierten a un sistema de EDM , que salvó el departamento de $ 17.000 en el papel de fotocopia . Jefe Jeffrey Beahen dice que su equipo pasó por 2,2 toneladas cada año , de acuerdo con el artículo en línea "Asociación de Registros gestores y administradores : ¿Puede RIM Save The World" Además, el 5 por ciento de todos los registros en papel terminan siendo fuera de lugar, y un documento perdido cuesta a una compañía cerca de $ 250. Y para ilustrar aún más los costes de los documentos en papel frente a los registros electrónicos , estimaciones BuyerZone.com que el empleado promedio gasta entre 86 y 216 horas por año de presentación copias impresas de los registros . Eso cuesta una empresa de entre $ 1.700 y $ 4.300 cada año en base a un empleado que gana un salario por hora de $ 20.
Acceso

Recuperando registros electrónicos es más fácil que trabajar con copias en papel. En una oficina típica , un documento en papel se fotocopiar 19 veces porque varios empleados tienen que trabajar con la misma información, dice ARMA . Pero más de un empleado puede ver un documento electrónico al mismo tiempo. Un empleador puede fácilmente controlar quién puede ver y revisar los registros informáticos , además de características de seguridad permiten a un administrador para ver quién ha tenido acceso a ciertos archivos . Las características de seguridad tales como contraseñas también ayudan a las empresas de salvaguardia contra un empleado descontento o competidor obtener entrada en los archivos críticos . Otra ventaja de EDM es la rápida recuperación de archivos en caso de desastre , como un robo incendio, inundación u oficina. Las copias de seguridad se almacenan a menudo fuera de las instalaciones en previsión de una situación de emergencia .