QuickBooks tiene un precio en función del número de usuarios que tienen acceso simultáneo al programa. El propietario de la pequeña empresa por lo tanto paga los honorarios adicionales para permitir a sus empleados , es decir, los usuarios, para poder entrar en las transacciones en el software financiero de la compañía . El propietario de la empresa actúa como el " Administrador" durante todos estos usuarios , el mantenimiento de un cierto nivel de control, con el fin de evitar que los usuarios puedan acceder a la información que es innecesario o inapropiado para que vean. Instrucciones
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Abra la opción "Configuración de usuario " en QuickBooks. Haga clic en el botón "Compañía" en la barra de menú superior, y vaya a la opción "Configuración de usuarios y contraseñas " . Cuando se abra el menú lateral, seleccione la opción "Configuración de usuario " . La ventana Lista de usuarios tiene una lista de todas las cuentas de usuario creada anteriormente . Si no hay usuarios , el " Administrador" será el único en la lista.
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Introduzca el nombre de usuario de la persona que desea crear un usuario . Si usted está limitado en el número de licencias , puede crear un nombre de usuario para un área específica de su negocio en lugar de un individuo . Por ejemplo, cree un usuario llamado "Registro" para todos los asociados de ventas y otro llamado "Almacén " para todos los trabajadores a puertas cerradas .
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Introduzca una contraseña única para cada usuario. Lleve un registro de cada nombre de usuario y su contraseña en un lugar seguro . No permita que los usuarios asignar sus propias contraseñas , que son con el propósito de mantener a los empleados en las diferentes áreas de acceso de identificación de usuario de otro empleado . Haga clic en el botón "Siguiente " para editar el acceso del usuario a las diferentes áreas de QuickBooks.
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Crear una lista de las diferentes áreas de su negocio y los distintos empleados que necesitan acceso al archivo de QuickBooks . El trabajo que el empleado lleva a cabo debe gobernar las áreas de QuickBooks le permite entrar
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Elija las "áreas seleccionadas de QuickBooks " y luego en " Siguiente". La primera es " Ventas y Cuentas por Cobrar ". Para cada área hay tres opciones, " sin acceso", "Acceso Total " y " acceso selectivo " . Cajeros y las transacciones de los clientes que entran sólo necesitan " acceso selectivo ", a menos que el usuario es un administrador .

En " Acceso Selectivo " las opciones son permitir al usuario " Crear Transacciones Sólo " a " crear e imprimir Transacciones ", y para " crear transacciones y crear informes " . Un cajero puede necesitar para crear e imprimir las transacciones , pero no crear informes. Esta característica puede ser reservado para managment .
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clic en el botón " Siguiente" . La segunda área es " Compras y Cuentas a pagar . " Esta zona es típicamente reservado para la contabilidad y el personal de oficina. Es para entrar y pagar las cuentas , entrando en los cargos de tarjeta de crédito y órdenes de compra . Elija el nivel de " Sin acceso" para todos, pero el personal de la oficina y luego haga clic en " Siguiente".
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Mira a tu lista de empleados y determinar si alguno de ellos necesitan ser capaces de escribir o imprimir cheques , hacer depósitos o introducir cargos de tarjeta de crédito. Esta zona es la " comprobación y tarjetas de crédito " zona. No se recomienda que todo el personal , incluido el personal de contabilidad, tener acceso a entrar en transacciones de la cuenta de cheques. En general, esto se debe reservar para usted, como administrador. Haga clic en " Siguiente".
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Elija la opción "Acceso selectiva " para el almacén o la recepción de los usuarios . La siguiente zona es el "Inventario " , todos los usuarios del almacén con la excepción de la gestión deben tener acceso selectivo a la información de inventario, con la capacidad única de crear e imprimir las transacciones. Haga clic en " Siguiente".
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Elija la opción " Sin acceso" en los últimos cinco áreas , que incluyen " Time Tracking ", " Nómina y empleados ", " Actividades de contabilidad sensibles ", " Sensible Financiera de informes ", y el" Cambio y eliminación de operaciones de opciones " . Estas son áreas que sólo el administrador debe ser capaz de entrar y ver la información de su interior. Como siempre y cuando mantenga las contraseñas para cada usuario seguro, no debería haber ningún usuario que puede acceder a las zonas que no pertenecen a su trabajo .