Microsoft Access es un programa de base de datos relacional diseñada específicamente para permitir a almacenar e identificar los datos de varias tablas . Usted desea utilizar Access en lugar de Excel para realizar un seguimiento de formación , ya que elimina la información repetitiva y le permite sacar información junta similar a responder preguntas importantes , tales como " ¿Quién ha tenido entrenamiento X? " Para el seguimiento de la formación con Microsoft Access, que necesita para construir una base de datos . Instrucciones
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Crear una tabla en prácticas. En esta tabla se mostrará a todos los que tiene que tener la formación. Cada alumno habrá una entrada o fila en esta tabla con un número único de identificación en prácticas. Cualquier información adicional necesaria para sus fines debe añadirse , como información de contacto. Suponiendo que todo el mundo tiene el mismo entrenamiento , deberá crear campos de cada curso de formación necesario. De lo contrario, es necesario agregar un campo de tipo de formación para cada participante y luego crear una tabla de entrenamiento por separado es necesario.
2

Crear una tabla de entrenamiento o tablas. Puede crear una tabla que tiene toda la formación potencial con un ID de formación como la información clave y adicional acerca de que la formación en otros campos. Si va a tener varias instancias de la misma formación que desea identificar por separado ( la clase 101 Stuff abril es materialmente diferente de la de mayo Rellene 101 clase) , o bien que tenga que hacer un campo de ID adicional en la mesa de formación para el tipo de formación , o puede crear diferentes tablas de diferentes tipos, por lo que podría tener un disco de 101 mesa de formación separada de materia 102 .
3

Relacionar los alumnos a su formación con las relaciones. Sin relaciones, no se puede decir que ha tenido que formación. Hay dos maneras de hacer esto . Relacionar los ID de formación de los cuadros de formación a la mesa trainee - esto significa que usted está siguiendo la formación esencialmente mediante la comprobación de que una persona supere el entrenamiento . O, relacionar los IDs en formación de las mesas en prácticas a las tablas de entrenamiento , en este caso , se realiza el seguimiento de la formación que se completa cada clase. El segundo método sería ideal si el entrenamiento se realiza en grupos y la asistencia o aprobación se registra .
4 consultas e informes de uso

. Después de identificar las tablas y relaciones , puede crear consultas para ver qué participantes han completado un entrenamiento particular. También puede ver qué tipo de formación se está quedando por cualquier alumno en particular. Los informes pueden basarse de consultas para hacer esta información más imprimir.