Muchos usuarios de hojas de cálculo se aprovechan de las características de base de datos en Microsoft Excel cuando se trabaja con los datos de hojas de cálculo . Búsqueda simple , tipo y funciones de filtro están disponibles a través del menú "Data " en Excel. Microsoft Access es una base de datos con todas las funciones , relacional, que es compatible con Microsoft Excel. Importación de datos de hojas de cálculo de Excel en Microsoft Access proporciona varios beneficios , incluyendo una mejor entrada de datos, el acceso multiusuario y opciones de informes avanzados. Etiquetas de datos de columna de Excel se convierten en nombres de campo , los datos de las columnas se convierten en campos y cada fila se convierte en un registro durante el proceso de importación. Instrucciones
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Guardar los datos de hoja de cálculo en Excel utilizando el menú " Guardar" en "Archivo" . Aunque Access reconoce una amplia gama de formatos , incluyendo dBASE delimitado y el texto , lo mejor es utilizar el formato nativo de Excel para su archivo guardado. El acceso está configurado para importar directamente archivos de Excel y proporciona opciones para seguir trabajando con los datos de ambos productos después del proceso de importación.
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Inicie Microsoft Access y abra la base de datos a la que desea importar su datos de Excel . Puede crear una nueva base de datos vacía en Access , haga clic en " Archivo", " Nuevo" y seleccionando la opción " Base de datos en blanco" . Proporcione un nombre para el archivo cuando se le solicite. Haga clic en " Archivo", " Obtener datos externos ", "Importar" y seleccionar el formato de Excel. Localice la hoja de cálculo subdirectorio e importar la hoja de cálculo en Microsoft Access. Si está utilizando Microsoft Access versión 7 , también puede hacer clic en la pestaña " datos externos " en la parte superior de la pantalla y seleccione " Excel " como formato para importar los datos de hoja de cálculo . Usted puede añadir los datos a una tabla existente o crear una nueva tabla para los datos de hoja de cálculo de Excel.
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Seleccione la hoja de cálculo o rango que desea importar desde el asistente de importación y haga clic en "Next . " Seleccione los títulos de las columnas de Excel que desea importar como nombres de campo y verificar que usted desea crear una nueva tabla o anexar datos a una tabla existente. Haga clic en " Siguiente" para continuar. Puede cambiar los nombres de campo , omita los campos que no desea importar y seleccione Opciones de indización , como una clave principal para la clasificación de los datos de hoja de cálculo en Access. Haga clic en " Finalizar" cuando esté satisfecho con su selección.
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Revise los resultados del analizador Asistente para tablas para comprobar la estructura de las tablas de base de datos Access ha creado a partir de la hoja de cálculo Excel. El asistente dividir cuadros que contienen información duplicada en tablas separadas para que cada categoría de datos se almacena sólo una vez. Compruebe la colocación de campo dentro de tablas , seleccione la clave principal que se utiliza para clasificar y corregir los errores tipográficos antes de completar el proceso de importación .