Hojas de cálculo son una forma ideal de hacer el seguimiento de la información de contacto. En lugar de introducir las direcciones en una libreta de direcciones tradicionales , crear una libreta de direcciones en Microsoft Excel para almacenar esta información. Tener una libreta de direcciones en Excel le permite agregar y eliminar fácilmente la información y mantener todo muy organizado. Usando una libreta de direcciones de Excel es también el primer paso en la creación de combinación de correspondencia para hacer etiquetas de dirección, cartas y sobres . Crear una libreta de direcciones en Excel requiere dos procedimientos básicos : la creación de las columnas correspondientes e introducir información . Instrucciones
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abierto Microsoft Excel. La nueva hoja de cálculo que aparece es una serie de celdas en blanco .
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Seleccione la hoja de trabajo, incluyendo las células que van a contener los encabezados de columna . En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, seleccione " Definir nombre " y escriba el nombre de la lista. Por ejemplo , configurar una libreta de direcciones para su uso personal, denominado " Personal ", y otro para el uso del negocio , denominado " negocio "; el título le ayuda a distinguir el uno del otro . Utilice las herramientas de la paleta de formato en negrita el título y hacer la letra más grande .
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Configurar columnas de la libreta de direcciones . Utilice los siguientes encabezados de columna : nombre, dirección , ciudad , estado, código postal , número telefónico, número de fax y dirección de correo electrónico . Entre estos títulos en las columnas A a la H , respectivamente . Su información es mucho más fácil de leer cuando todo está en una columna separada .
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Resalte la fila de encabezados de columna , haga clic en el número de fila que se encuentra en la izquierda. Centro y en negrita los títulos de las columnas con la paleta de formato .
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introducir información en cada columna. Esto puede tomar tiempo, pero sólo tienes que introducir todo en Excel una vez , después de eso , usted sólo tiene que añadir nuevas personas e información de actualización. Si se echa en falta algunos bits de información , sólo tiene que dejar el espacio en blanco. Asegúrese de utilizar las abreviaturas postales de dos letras para los estados .
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Formato del texto en la columna Código postal . Resalte la columna ( pero no el título de la columna ) . Haz clic en lo que haya resaltado y seleccione " Formato de celdas ". En la ficha número, haga clic en " especial " en el cuadro "Categoría" . Haga clic en " Código Postal " o " Código Postal 4 " en el cuadro "Tipo" . Haga clic en " Aceptar". Esto hará que todos los códigos postales tienen el mismo aspecto .
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formato al texto de la columna Número de Teléfono . Resalte el texto de la columna , a excepción del título de la columna . Haga clic en él y seleccione " Formato de celdas ". En la ficha Número , seleccione " especial " en el cuadro "Categoría" . Haga clic en " número de teléfono" en la casilla " Tipo" . Haga clic en " Aceptar". Todos los números de teléfono se formatea de la misma manera .