Puede utilizar Excel para seguir la información de las cuentas . Si está ejecutando un pequeño negocio y sólo es necesario hacer un seguimiento de la contabilidad simple, a continuación, Excel puede satisfacer sus necesidades contables . Usted puede configurar una hoja de cálculo en Excel que contiene la información para una cuenta en cada fila . Cosas que necesitará
Excel
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Identificar los datos que desea realizar un seguimiento de sus cuentas . Antes de poder configurar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de cuentas , lo que necesita saber qué información desea realizar el seguimiento .
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Uso fila 1 como títulos para cada artículo que va a realizar un seguimiento de cada cuenta. Por ejemplo , incluir el nombre de cuenta, fecha de la factura , importe de la factura y otras partidas a través de la fila 1 .
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formato de fila 1 . Cambiar el formato de la fila 1 para separar los encabezados de los datos de la cuenta . Para ello, haga clic en el número uno al lado de la fila 1 , lo que pone de manifiesto toda la fila . Agregue su formato, como negrita , el centro y un fondo gris.
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Congela la fila de encabezado . Utilice la característica de panel de congelación para que sus títulos aparecerán siempre en la parte superior de la información de la cuenta . En Excel 2007 , haga clic en el número dos del lado de la fila 2 para resaltar la primera fila en las partidas . Haga clic en la ficha Ver . Haga clic en Inmovilizar paneles y luego congelar Top Row. En Excel 2003 , haga clic en el número dos del lado de la fila 2 para resaltar la primera fila en las partidas . Desde la barra de menú , haga clic en Ventana> Inmovilizar paneles .
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Escriba los datos de cada cuenta. Utilice una fila para cada cuenta, teclear la información para que coincida con la información de encabezado.
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Establecer fórmulas. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de cuánto dinero que un cliente le debe , establecer una fórmula para calcular esta cantidad para usted. Consulte la siguiente sección para obtener instrucciones sobre cómo hacer esto .
Cómo configurar fórmulas de seguimiento de las cuentas
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decidir qué fórmulas que desea configurar . Por ejemplo , si desea realizar un seguimiento de la cantidad de dinero que se debe en una cuenta , puede crear una fórmula de Excel para hacer el cálculo para usted.
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Seleccione una columna para realizar el seguimiento del importe de la factura enviada a un cliente . Para este ejemplo , ingrese la cantidad adeudada en la celda C2.
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Seleccione una columna para seguir el importe recibido del cliente . Para este ejemplo , introduzca el importe recibido en la celda D2 .
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Seleccione una columna para mostrar la cantidad que el cliente todavía debe. Para este ejemplo, haga clic en la celda E2 .
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Escriba la fórmula para calcular el monto adeudado. En este ejemplo, escriba "= C2 -D2 " , y luego, pulse Intro. Si cambia las variables en las celdas C2 y D2 , Excel calculará automáticamente el importe adeudado con la información actualizada .
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Copiar la fórmula para todas las cuentas . Si hace clic en la celda E2 y arrastre el ratón hacia abajo la columna, entonces esta fórmula se aplica en esa columna a todas las cuentas .
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Formato de las celdas para mostrar la moneda . Para ello , seleccione las celdas, haga clic derecho, seleccione Formato de celdas , haga clic en la ficha Número , haga clic en Moneda y luego haga clic en Aceptar .
Cómo configurar una visión global de las cuentas
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Reconocer el valor de tener una visión global del estado de sus cuentas. Puede configurar Excel para mostrar la cantidad de dinero que se le debe a usted de todas las cuentas. Excel hará el trabajo por usted para que usted no tiene que calcular esta información usted mismo .
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Haga clic en Hoja2 en la parte inferior de la hoja de cálculo . Esto activará otra hoja del libro .
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Escriba la información global a la que desea realizar el seguimiento . Utilice una celda en la columna A de cada pieza de información que desea realizar un seguimiento de todas las cuentas .
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En la Columna B, creó una fórmula para la información que está realizando el seguimiento que se corresponde con la columna A. para utilizar el ejemplo anterior, usted puede seguir el importe de todas las facturas enviadas a todos los clientes , escriba " = sUMA ( Sheet1! C : C) " y luego presionar Enter . La cantidad que aún se espera que todos los clientes en el ejemplo anterior mostrará escribiendo " = SUMA ( Sheet1! E: E) " y luego pulsar Intro
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Formato de las celdas. para mostrar la moneda . Para ello , seleccione las celdas, haga clic derecho, seleccione Formato de celdas , haga clic en la ficha Número , haga clic en Moneda y luego haga clic en Aceptar .