Microsoft Word incluye una función de combinación de correo de gran alcance que le permite combinar datos de una fuente externa ( MS Excel , MS Access, archivos de texto , etc ) a un documento de MS Word. Usted puede utilizar fusiona para crear cartas , sobres , etiquetas , listas , directorios o incluso crear un correo electrónico personalizado a los destinatarios de la lista de direcciones . Para muchas aplicaciones de combinación , los datos pueden incluir números y /o fechas . A menudo, nos encontramos con que los documentos combinados incluyen formateado inadecuado para estos números o fechas. Por ejemplo , podemos tener un campo " Salario " en una hoja de cálculo de MS Excel que se están fusionando en nuestro documento, pero nos encontramos con que el campo resultante de la fusión no incluye comas o el "$" símbolo de prefijo. O es posible que tengamos las fechas en nuestra hoja de trabajo con formato mal ( o peor aún, no tiene el formato como fechas en absoluto ) . En este artículo se muestra cómo se puede controlar fácilmente el formato de fechas y números combinados . Siempre es una buena práctica aplicar esta técnica para todas las fechas y números en sus fusiones ( aunque el formato parece adecuada a primera vista previa) . Esto ayuda a asegurar un formato coherente según corresponda a su solicitud de fusión. Cosas que necesitará de computadora
Microsoft (R ) Word 2002/XP , 2003 , 2007
Microsoft (R ) Excel (Opcional .. utilizado para la fuente de datos en los ejemplos )
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Este artículo se supone que tiene un documento de combinación en el lugar y está familiarizado con las operaciones de combinación de MS Word. En este artículo, vamos a ilustrar con un simple documento de MS Word 2003 con una hoja de cálculo de MS Excel 2003 (contiene los datos de fusión) .
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Abra su documento de MS Word e insertar los campos de combinación como apropiado para su aplicación . De forma predeterminada , MS Word inserta campos sin interruptores ( por lo hay instrucciones especiales con respecto al formato) . A efectos de ejemplo aquí , vamos a ver un simple documento que incluye los datos combinados de MS Excel que incluye los campos siguientes: Apellido, Nombre , DOBirth , DOHire , sueldos y Soc- Sec Pp.
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ver los resultados para ver cómo sus números y fechas aparecerán sin instrucciones especiales de formato fusionarse. Aunque el formato parece aceptable en la vista previa , que realmente debería aplicar los códigos de formato se describen a continuación . De lo contrario, es posible que algunos registros no formatear constantemente . Además , tenga en cuenta que al aplicar estos códigos de formato , usted tiene el control completo sobre cómo aparecen las fechas y números. Esto ayuda a asegurar que su salida de fusionado parece pulida y profesional. Vista previa en el MS Word 2002/2003 , haga clic en el botón " Ver fusionada de datos" en la barra de herramientas Combinar correspondencia . Vista previa en el MS Word 2007, haga clic en " Vista previa de resultados " en la pestaña Correo. Si usted ve los códigos que parecen { MERGEFIELD Nombre } ", etc , presione ALT + F9 .
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Hay un par de maneras de insertar fácilmente los interruptores de los códigos de campo existentes para controlar el formato de número o campos de fecha. En este paso , vamos a ilustrar cómo insertar switches utilizando el diálogo Campo de MS Word. En el paso 6 , ilustraremos cómo insertar los códigos de derecho en el documento ( sin necesidad de utilizar un cuadro de diálogo ) . Para abrir el cuadro de diálogo Campo, haga clic derecho en el campo , y luego elegir la opción " Editar campo ... " . A continuación, haga clic en " Códigos de campo " en este diálogo.
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Las propiedades de campo avanzadas se mostrarán en el lado derecho de este cuadro de diálogo . El campo Códigos de campo ya se incluirá el nombre del campo como prefijo el código " MERGEFIELD " . Por ejemplo , puede decir " MERGEFIELD DOBirth " . Modificadores de formato pueden ser agregados a este valor según sea necesario. Para un campo de fecha llamado DOBirth , podemos escribir algo como MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d, aaaa " . Tenga en cuenta que el interruptor de formato de fecha debe comenzar con " \\ @" . Se paso 10 para ejemplos de otra fecha y el número de interruptores de formato.
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En los pasos 4 y 5 , insertamos modificadores de formato utilizando el diálogo Campo de MS Word. En este paso , vamos a ver cómo agregar estos interruptores directamente en tu documento ( dentro de los códigos de campo ) sin necesidad de utilizar un cuadro de diálogo . Para editar o ver los interruptores de un solo campo de combinación , simplemente haga clic en el campo de combinación y selecciona "Códigos de campo de selección " . Repita el proceso para ocultar los códigos y volver a mostrar sólo el nombre del campo . Con los códigos visibles de campo , puede escribir modificadores de formato a la derecha del nombre del campo.
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Para cambiar la visibilidad de todos los códigos en el documento, presione ALT + F9 ( mantenga la tecla ALT mientras presiona F9 ) . Alternativamente, usted puede alternar la visibilidad de todos los códigos que utilizan los menús de MS Word ... en MS Word 2002/2003 , seleccione Herramientas , Opciones, Ver , Códigos de campo ... en MS Word 2007 , seleccione el botón de Office, en Opciones de Word , Advanced , Mostrar el contenido del documento , Mostrar códigos de campo . Una vez que se puede ver el código de campo ( s ), puede simplemente haga clic en el signo } más a la derecha y entrar en el interruptor deseado . Por ejemplo, si el código de campo fueron " { MERGEFIELD DOBirth }" , puede editar y terminar con "{ MERGEFIELD DOBirth \\ @" MMMM d, aaaa "} " .
8 < p> Independientemente del método que se utiliza para agregar el modificador de formato a su campo , recuerde que todos los interruptores de números deben comenzar con "\\ #" y todos los interruptores de la fecha debe comenzar con "\\ @" . Además, recuerde que los interruptores fecha entonces se encierran entre comillas ( no suele ser necesario para los conmutadores de número) . En los pasos 9 y 10 , proporcionaremos ejemplos de interruptores de número y fecha, respectivamente. Si aún no está seguro de que el interruptor de usar, echar un vistazo a la sección de Consejos donde revelamos cómo obtener los códigos utilizando MS Excel.
9 interruptores Número
deben comenzar con "\\ #". A menos que su formato es compleja (o incluye texto o espacios) , usted no necesita preocuparse de que encierra el modificador de formato entre comillas . " 0 " se utiliza para forzar un dígito , mientras que " # " se utiliza para mostrar un dígito sólo si está disponible . Por ejemplo , el valor 23 con formato de "0000 " se mostrará " 0023 " . El mismo valor de 23 con formato "# , # # 0 " podría aparecer como " 23 " . A punto ". " Se refiere a la posición del punto decimal. Una coma " , " se utiliza para agrupar dígitos , como se esperaba . Para agregar texto dentro del resultado , simplemente encerrar en comillas simples . Por ejemplo , para formatear 123456789 como " 123-45-6789 " el interruptor de formato es " 000' - 00" - 0000 " . Haga clic en la imagen de la izquierda para ver ejemplos.
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Fecha interruptores deben comenzar con "\\ @" , y la parte de formato de fecha debe escribirse entre comillas. Utilice "M " (debe estar en mayúsculas ) para el mes. En marzo , "M" = 3 , "MM " = 03 , "MMM " = Mar, y " MMMM " = marzo. Utilice "d " para el día , donde " d " = 4 , "dd " = 04 , "ddd " = Fri, y " dddd " = Viernes . Para el año , el uso " yy" o " yyyy" . Para las Horas , utilice " h" o " hh" para la hora, "m " o "mm " para los minutos y "am /pm " para incluir la designación AM /PM . Modificadores de formato típicas para las fechas incluyen "MM /dd /yyyy" o " MMM d, yyyy" . Para incluir otro texto en el resultado , simplemente encerrar en comillas simples . Haga clic en la imagen de la izquierda para ver ejemplos.
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Tenga en cuenta que otros switches pueden ser agregados a los códigos de conmutación (además de su número o cambiar el formato de fecha ) . Estos interruptores siempre comienzan con "\\ *" y se puede utilizar para controlar cosas como todo en mayúsculas ( \\ * Superior) , en minúsculas ( \\ * Baja ) , primer partido carta ( \\ * Caps ), varios formatos de número , etc . Puede introducir de forma manual , o para algunos interruptores puede seleccionar el interruptor en el diálogo Campo . Haga clic en "Ocultar Códigos" si es necesario , a continuación, ver las opciones en " Propiedades del campo ".
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Un interruptor de gran utilidad entre los que se hace referencia en el paso 11 es " \\ * MERGEFORMAT " . Esta opción fuerza MS Word para retener su formato cuando el valor del campo se actualiza. Por ejemplo , si aplica el formato de negrita o un tipo al campo de combinación , entonces se mantendrá el formato cuando se combinan los nuevos valores . Puede agregar este modificador al igual que el número de \\ \\ # y @ switches, o sólo tiene que seleccionar la opción "Conservar formato al actualizar " en el cuadro de diálogo Campo .
