Porque formatos de registro electrónicos cambian tan rápidamente y formatos de archivos sólo pueden ser abiertos por algunos programas , ha habido una renuencia a confiar en los programas de software propietario para archivar documentos electrónicos. Aunque el formato PDF fue inventado por Adobe , las especificaciones para la lectura y la edición de un documento PDF están disponibles para los desarrolladores de terceras partes y los usuarios no tienen que depender de Adobe para abrir los documentos. Por esta razón , los archiveros han empezado a confiar en el PDF /A formato de archivo para el archivo de los documentos electrónicos . Cosas que necesitará de computadora
Acceso a Internet
PDF documento
PDF Software de edición
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Entender la diferencia entre un habitual PDF y PDF /A. Según la Organización Internacional de Normalización , PDF /A es un formato de archivo basado en PDF , que " proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de una manera que preserve su aspecto visual en el tiempo , independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para crear, almacenar o la prestación de los archivos " . A PDF /A es un archivo PDF permanente que tiene el formato de tal manera que se pueda recuperar de la misma forma durante un largo período de tiempo.
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Abra el documento PDF que desea archivar en Adobe Acrobat 8.0 o superior, o un tercer editor de código fuente del partido . Vea Recursos 1 para obtener una lista completa de software de creación de PDF .
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Revisión qué elementos se encuentran en el PDF . Para un PDF para ser compatible con el formato PDF /A que tiene que ser 100 por ciento contenía , lo que significa que no se requieren elementos externos para el documento que desea ver. Las fuentes , imágenes , gráficos y colores deben ser incorporados en el documento. En el Distiller de Adobe, haga clic en Configuración en la parte superior de la barra de menú y seleccione Editar configuración de PDF. Aquí, usted tiene la opción de incrustar fuentes imágenes y color . Vídeo y elementos de audio no se pueden incluir en el PDF /A.
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metadatos de entrada en el documento de manera que se podrá buscar . Metadatos PDF incluye palabras clave , la versión de PDF utilizado y el nombre del programa que creó el documento PDF . A la entrada de los metadatos en Adobe Acrobat , haga clic en Avanzado en la barra de herramientas superior. Desde el menú desplegable haga clic en Metadatos del documento .
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guardar el documento en un archivo. Un archivo puede ser un servidor , disco duro externo seguro o un DVD de oro. Los medios de comunicación que usted decida guardar el archivo PDF dependerán de lo que es más seguro en su oficina u hogar.