¿ Los negocios en la era moderna generan masas de documentos , el contenido y otra información basada en papel que debe ser clasificado , sintetizado y administrado. Sistemas de gestión de documentos que contienen las herramientas, tecnologías y aplicaciones se utilizan para capturar , almacenar, gestionar , preservar y entregar contenido a los segmentos de usuarios y de la plantilla extendida en una organización. Los documentos electrónicos creados y generados se pueden utilizar para diversos fines . Hay muchos beneficios de invertir en un sistema de gestión documental . Elimina los problemas de presentación
Recuperación y acceso a los datos empresariales clave , registros de clientes , la información financiera y contable es de vital importancia a la ejecución de las operaciones del negocio del día a día de cualquier organización. Estos archivos , contenido e información en formato de documento debe estar disponible bajo demanda. Un sistema de documentos bien gestionado elimina los problemas de presentación ocupan mucho espacio y los procesos complicados relacionados con los sistemas de ficheros manuales o métodos no electrónicos de almacenamiento de papel y documentos . Un sistema de gestión documental de que los documentos y los archivos electrónicos se encuentran en carpetas que se pueden recuperar y acceder rápidamente cuando sea necesario.
Recuperación más rápida y búsqueda
Un sistema de gestión de documentos de forma sistemática almacena y archiva los documentos escaneados , imágenes y otros archivos. Categorizaciones y otras formas de clasificación permiten guardar documentos de varias maneras en un DMS . Estos archivos pueden ser recuperados con el texto completo de las capacidades de búsqueda de consulta. El uso de cualquier palabra o combinación de palabras , los usuarios pueden buscar y localizar cualquier documento en cualquier momento y llevar a cabo grandes cambios según las necesidades del trabajo. Se pierde menos tiempo por parte del personal en la búsqueda de documentos o intentar encontrar versiones actuales .
Sin soldadura de intercambio de información
empleados y trabajadores tienen que compartir información regularmente mientras la realización de diversas tareas y funciones. Con un DMS en su lugar, los archivos electrónicos , documentos de papel escaneados e imágenes , archivos PDF son fácilmente accesibles a través de intranets corporativas , Internet y redes de área grande , y hay un mejor flujo de información a través de todas las jerarquías de la organización . Los archivos se pueden imprimir desde cualquier ordenador o impresora , y también se pueden distribuir a través de DVD o CD . Los compañeros de trabajo pueden compartir información y colaborar en proyectos y tareas específicas. Varios revisores, aprobadores y tomadores de decisiones pueden tener acceso a los archivos y revisar los documentos con mayor rapidez.
Reducido Almacenamiento
almacenamiento reducido es uno de los mayores beneficios de invertir en un sistema de gestión de documentos . Las grandes empresas , pequeñas y medianas empresas, las organizaciones sin fines de lucro y empresas de nueva creación parecen todos para consolidar y optimizar las áreas operativas de negocio para ahorrar en el alquiler comercial y de los costes de propiedad . Cumplimiento y regulaciones de la industria y reguladores ha requerido de almacenamiento y archivo de grandes cantidades de datos e información de documentos generados. El mantenimiento de registros y las masas a base de papel de carpetas de documentos dificultará el trabajo de los empleados , funcionarios y otros trabajadores de oficina limitada y entornos de trabajo . Un sistema de gestión documental integrada reduce la cantidad de área de oficinas prime se requiere para el mantenimiento de los registros en papel.
Continuidad de Negocio
empresas siempre tienen que lidiar con los riesgos e incertidumbres y otras posibles catástrofes . Interrupciones repentinas o accidentes pueden afectar las operaciones comerciales y destruir la información crítica y los activos digitales en el sitio . Los registros en papel son vulnerables a incendios , vandalismo , inundación, robo y otros peligros asociados a los desastres naturales y, en general caros de mantener. Un DMS actúa como una solución de recuperación de desastres a prueba de fallos cercano y respalda el centro de seguridad de documentos y registros basados en papel para el almacenamiento fuera del sitio. Estos archivos pueden ser retenidos y los documentos restaurados en el caso de una interrupción no contabilizados o desastre y garantizar la continuidad del negocio .
