Cuando la organización de un sistema de archivo electrónico que es la organización de cualquier sistema de archivo . Piense en cómo se busca el fichero con un nombre adecuado . Si usted tiene un montón de archivos para encontrar el que usted está buscando puede ser frustrante. Asegúrese de tener los archivos en la carpeta correcta y construir sub -carpetas para gestionar todos sus datos. Instrucciones
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inicio con los archivos que tienes en "Mis Documentos ". Si tiene archivos de su presupuesto en casa , hacer una carpeta de " Presupuesto Inicio ". Estos archivos incluyen estados de cuenta bancarios , estados de cuenta de tarjetas de crédito , los archivos reales del presupuesto y un registro de verificación. Debe mover los archivos que van a hacer con su presupuesto en casa en la nueva carpeta .
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Haga subcarpetas dentro de la carpeta " presupuesto Inicio " . ¿Quieres ser capaz de encontrar los extractos bancarios con facilidad, así que hacer una carpeta titulada " Estados de cuenta " en la carpeta " presupuesto Inicio ". Crear carpetas para cada uno de sus estados de cuenta de tarjetas de crédito y mover todos estos archivos en cada carpeta. Dado que estos archivos van a ser similares en el título , asegúrese de adjuntar una fecha a cada uno de los archivos. Por ejemplo , se debe nombrar a sus estados de cuenta " Estado de cuenta bancaria para el 01/31/08 " y " Estado de cuenta bancaria para el 28/02/08 . " De esta manera usted puede localizar el archivo que busca fácilmente.
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Decida qué otras carpetas para crear . Si este equipo es para uso personal , así como el uso del negocio es posible que desee comenzar con una carpeta llamada " Personal " y una carpeta llamada "Business ". Mueva la carpeta " presupuesto Inicio " en " Personal " y las sub -carpetas se moverán con ellos
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Crear subcarpetas de la carpeta "Business" . . Si usted trabaja en su casa , usted puede etiquetar cada uno con el nombre de una empresa que no trabaja. A continuación, crear subcarpetas para cada una de las empresas. Por ejemplo , si usted tiene la documentación para llenar y devolver a la compañía que usted puede poner todos los documentos en una carpeta. Si usted tiene ejemplos de la labor que está haciendo hacer una subcarpeta llamada "Ejemplos ". Si usted está escribiendo artículos , mantenga todos sus artículos en una subcarpeta para que puedas encontrarlos fácilmente cuando los necesite de nuevo. No importa si usted tiene unos pocos o muchos archivos , que desea crear una subcarpeta para que pueda añadir a ellos como su trabajo se vuelve más intensa.
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Continuar para añadir a las carpetas como usted trabajar en el equipo . La única manera de organizar un sistema de archivo electrónico es mantener el uso de todos los días. A medida que los nuevos archivos o crear nuevos archivos , asegúrese de colocarlos en la carpeta correspondiente . Crear nuevas carpetas o subcarpetas según sea necesario y archivo de todo inmediatamente por lo que no se atrase. Con este sistema , usted será capaz de encontrar los archivos sin ningún problema en absoluto.