Tomarse el tiempo para escribir un manual de formación de los empleados puede parecer una tarea laboriosa . Uso de las funciones de Microsoft Word 2007 forma parte del proceso de desarrollo más fácil. Antes de comenzar a escribir, hacer un poco de planificación. Decida cuáles son las tareas que sus empleados necesitan para llevar a cabo y lo que se puede escribir a ayudarlos. Plan en el desgaste que va a utilizar el manual de capacitación - en una clase cara a cara o una visita autoguiada . Una vez que tenga una idea de qué tipo de instrucciones que se va a necesitar, aquí están algunas de las características que puede utilizar para hacer de su idea una realidad. Cosas que necesitará
Microsoft Word 2007
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Utilice la función de esquema de Word para crear una lista con varios niveles de las tareas de sus empleados necesitan para aprender . Este proceso le ayudará a decidir cuánto tiempo el manual va a ser y ayudar a romper empleos en trozos más pequeños , que son más fáciles de explicar a un nuevo empleado. Para utilizar la función de esquema de Word, se inicia con un documento en blanco y seleccionar la pestaña "Inicio " . En el grupo Párrafo, hay tres botones : viñetas, números y listas multinivel. Elija "listas multinivel " o puede hacer clic en la flecha hacia abajo para ver una galería de delinear opciones. También puede llegar a su cuenta. Escriba su esquema de su manual. Para ir al siguiente nivel de una lista de varios niveles , presione " Tab ". Para volver a un número de la lista anterior, presione "Shift + Tab. " Escribir en los pasos para su formación y el resto de información para explicar a sus empleados cómo do las tareas necesarias para su trabajo.
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Utilice el encabezado y pie de página en función de Word para agregar números de página , secciones de contenido y un título para cada página del documento . Los encabezados y pies de página son referencias visuales para el empleado que saber dónde se encuentran en el material de formación . Cuando usted está haciendo entrenamiento, añadir números de página ayuda a que se refieren a determinadas páginas, así como ciertos temas. Haga clic en la ficha " Insertar ", luego en el encabezado y pie de página , seleccione la sección "Encabezado . " Se le dará la opción de estilos de encabezado para elegir o usted puede hacer uno propio . El encabezado aparece en cada página de su manual, o puede optar por hacer que aparezca en las páginas opuestas si quieres el manual sea más libros -como. Pies de página aparecen en la parte inferior de la página y se utilizan generalmente para los números de página, fechas e información de propiedad. Haga clic en " pie de página" en la sección Encabezado y pie de página y al igual que la sección de encabezado , tendrá una serie de estilos para elegir.
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Agregar una portada o página de título para el material de capacitación para diferenciar este material de otros artículos que usted da a su empleado , como un manual del empleado . Crea tu página de título , haga clic en la ficha " Insertar" y luego haciendo clic en "Página " en la sección de Páginas. Verá una serie de estilos de portada para elegir o crear el suyo propio. Dele a su manual de capacitación un título descriptivo , incluir la fecha de creación y el autor ( s ) , ya que muchas veces los manuales de capacitación son un esfuerzo de grupo
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Agregar encabezados para ayudarle a crear la tabla de contenido para su . documento de formación . Esto también ayudará a organizar visualmente el documento para facilitar su uso por su empleado . Crear estilos de título para cada sección de su documento utilizando el esquema que ha creado ( esto no es lo mismo que un encabezado , que va en la parte superior de la página) . Estilos de título son los estilos de fuente que se utiliza para indicar las diferentes secciones de su formación , así como de las diferentes secciones.

Si estuviera escribiendo un manual de capacitación sobre la forma de escribir correspondencia comercial , su principal 1 sería " ¿Cómo escribir una carta de negocios ", y entonces su subtítulo sería" lo que debe incluir . " con motivo del Título 1 y el capítulo 2 , seleccione la pestaña" Inicio " . En la sección de estilos , verá una serie de diferentes estilos que usted puede elegir, incluyendo Título 1, Título 2 , Subtítulo , etc Seleccione el texto de la rúbrica 1 y haga clic en el estilo Título 1 para indicar su importancia en su esquema. Haga clic en la siguiente sección de su esquema para hacer una rúbrica 2 . Ir a través de todo su contorno , la selección de Título 1 y el capítulo 2 . Estos serán incluidos en la tabla de contenido cuando haya terminado .
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Añadir una tabla de contenido ( TOC ) para ayudar a sus empleados a encontrar la información que necesitan cuando la necesitan . Si ya ha añadido Título 1 y 2s al documento, que Word haga el trabajo de creación de la tabla de contenido para ti. Haga clic al principio del documento donde desea que aparezca la tabla de contenido (por lo general después de la primera página ) y haga clic en "Referencias ", a continuación, haga clic en " Tabla de contenido " en la tabla de la sección Contenido. Verá una lista de las tablas automáticas se pueden utilizar. Haga clic en una de las selecciones automáticas y la tabla de contenido debe aparecer , utilizando los estilos de título de su contorno.
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Organizar los títulos y secciones de su manual de capacitación en una orden paso a paso . El tramo final y más importante del manual es el índice. Cuanto más completa sea su índice es , más que su estudiante será capaz de buscar las respuestas por número de página y el tema después. Para crear un índice , resalte la palabra que desea poner en el índice. Haga clic en "Referencias ", luego en " Marcar entrada ". Continúe haciendo esto para cada elemento que desee agregar a su índice. Una vez hecho esto , desplácese hasta el final de su manual de capacitación e insertar el índice haciendo clic en "Referencias ", luego en " Insertar índice . "
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Ortografía y guardar el archivo . Una vez que haya creado su primer manual de capacitación , puede activar este manual en un modelo para otros manuales de entrenamiento haciendo clic en el botón " Open Office " , haga clic en "Guardar como ". Cuando aparezca el cuadro de diálogo , en la sección "Guardar como tipo ", haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Plantilla de Word (. dotx ) . Entonces usted puede reutilizar su trabajo en otro manual de formación .