La digitalización generalizada de documentos ha creado nuevas oportunidades para el almacenamiento de datos en los ordenadores y el intercambio de información con personas en lugares distantes. Al mismo tiempo, se plantea una serie de retos que deben ser considerados cuidadosamente por los responsables de establecer las políticas de reproducción de documentos . Algunos de los desafíos que plantea son tangibles y se pueden ver en el muy corto plazo , mientras que otros son intangibles y sólo son evidentes en el largo plazo. Daños a documentos frágiles

Scanning representa un peligro tangible a los documentos frágiles , que son fácilmente dañados en el proceso de manipulación y aplastando a las superficies de vidrio del escáner . La digitalización también pueden dañar los documentos frágiles mediante la exposición a una luz intensa , que se sabe que es perjudicial para el papel. De acuerdo con la International Records Management Trust : " La mejor acción es hacer una copia maestra del documento original y utilizar esa copia para hacer copias adicionales , en lugar de copiar el original en varias ocasiones. "
Daños los volúmenes encuadernados

Muchos escáneres pueden causar daños irreparables a los lomos de los volúmenes encuadernados , como volúmenes más unidos no pueden ser tumbadas sin sufrir daños. Algunos escáneres modernos permiten volúmenes encuadernados que se analizarán en una posición boca arriba y compensar la curvatura de la página , pero estos escáneres son caros y no se utilizan ampliamente . El Archivo Nacional de EE.UU. ha emitido una prohibición total de la exploración de volúmenes encuadernados .
Disminución de los Derechos de Propiedad Intelectual

Al escanear un documento raro y hacer a disposición en un sitio web , se corre el riesgo de que alguien apropiarse del archivo y usarlo para sus propios fines . Incluso si el documento escaneado no está disponible en un sitio web , el servidor en el que reside puede ser hackeado y el documento robado. En cualquier caso , el análisis expone su propiedad intelectual para el robo y el abuso. Si la imagen escaneada queda en un sitio web , puedes añadir una marca de agua digital visible (como "Propiedad de XYZ Studios ") a la imagen. Una palabra de precaución está en orden: Un sello propiedad que se añadió digitalmente a una imagen se puede quitar digitalmente
peligro de obsolescencia Digital

Como cualquiera que haya descubierto . un viejo disquete y trató sin éxito de leerlo sabe , no hay ninguna garantía de que el hardware y el software para ver el documento escaneado estará disponible en el futuro. Este problema , conocido como " obsolescencia digital, " ha sido objeto de mucha discusión por los bibliotecarios y archiveros . La solución obvia es actualizar los archivos de la última generación de normas de almacenamiento de datos de forma continua .