El tipo de escáner que utiliza para sus documentos de oficina dependerá del tamaño del documento y sus otras necesidades . Los escáneres planos permiten un fácil escaneo de documentos gruesos o de forma irregular , mientras que alimentación a través de escáneres funcionan bien para el papel estándar de 8 1/2-by-11-inch . Escáneres de mano le ayudará a escanear grandes tamaños de los documentos que no se ajustan en superficie plana o feed -through escáneres , como los planos de arquitectura o de 11 por 17 impresiones. Una vez seleccionado el escáner , debe configurarlo y organizar su sistema de archivo virtual. Si va a escanear los documentos de la oficina para que puedan ser utilizados en un editor de texto como MS Word , Open Office Writer o WordPad , seleccione un escáner incluye el software OCR. Instrucciones
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Instale el software del controlador que se incluye con el escáner en el ordenador se conecta el escáner a . Si utiliza un escáner en red, es posible que tenga que instalar el controlador en todos los ordenadores que utiliza el propio escáner , pero no todos los equipos que necesita para acceder a los documentos. Siga todas las instrucciones del paquete y en pantalla para asegurarse de que el software del escáner está correctamente instalado.
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Inicie el software del escáner haciendo doble clic en su icono en el ordenador. La mayoría del software del escáner tiene opciones que te permitirán ahorrar exploraciones en determinados formatos de archivo, como PDF , JPG y DOC.
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clic en la opción PDF si desea digitalizar documentos etc que conservan todas sus características visuales, incluyendo palabras y las imágenes . Usted no será capaz de alterar estos documentos sin un editor de PDF , pero usted será capaz de ver y compartir con cualquier computadora que tenga el software gratuito Adobe Acrobat Reader. Configure las opciones de PDF para el tamaño y la resolución que desee como su análisis estándar . El software también puede permitirle elegir una ubicación predeterminada en la que se guardará todos los archivos PDF . Seleccione un lugar que sea fácil de encontrar, como una carpeta en el escritorio.

4 Haga clic en el texto , Word o icono OCR. Establezca su preferida tamaño del documento , la resolución y la ubicación por defecto de los documentos que desea analizar lo que son editables en un procesador de textos . Si todos en su empresa utiliza el mismo procesador de textos , que los archivos guardados en el formato de ese procesador. Si no es así, guardar los archivos en formato de texto enriquecido (. Rtf ) es mejor , ya que esto puede ser leído por la mayoría de los procesadores de texto .
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Haga clic en la opción de análisis personalizados y establecer cualquier otra exploración común tareas que planea llevar a cabo , como una tomografía PDF de 2 por 3 pulgadas para tarjetas de visita o ubicaciones de archivos separados para las exploraciones a ser guardados y almacenados .
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prueba cada configuración mediante el escaneo de la adecuada tipo de documento en el escáner , a continuación, comprobar la ubicación del archivo para asegurarse de que guarda correctamente. Software OCR no es 100 por ciento exacta , así que siempre verifique los archivos de OCR para los errores , especialmente cuando se utilizan las fronteras o las fuentes poco comunes.
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Informar al resto del personal de la oficina donde se almacena cada tipo de archivo y cómo utilizar el escáner correctamente.
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copia de seguridad de la computadora que almacena los documentos de forma regular . Esto mantendrá una copia de los documentos escaneados en caso de falla en la computadora .