Con la comodidad de la moderna PC, el archivador se está convirtiendo en un anacronismo. Empresas de todo el mundo constantemente han estado cambiando al uso de documentos electrónicos para ahorrar en costes de papel , sino también a reducir el desorden. Con la amplia disponibilidad de escáneres de documentos , almacenamiento electrónico de documentos es más fácil que nunca. Cosas que necesitará
Scanner Computer
Paper shredder
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Elija un buen escáner para reducir el desorden de papeles . Usted debe buscar un escáner que es conocido por su velocidad , ya que nadie quiere pasar horas escanear sus documentos importantes. Considere el número de documentos que tiene ahora que necesitan ser analizados, así como los documentos que desee escanear en el futuro. Busque un escáner que cumple con una buena mezcla de valor y velocidad.
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documentos Designar a analizar. Escaneo todos los documentos que tiene puede no ser necesario en la búsqueda de reducir el desorden de papeles . Seleccione los documentos pertinentes que usted puede necesitar para referirse más tarde . Elaborar un orden de prioridades y un plan para digitalizar los documentos de prioridad en primer lugar.
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escanear sus documentos para su almacenamiento. Abra la superficie de exploración en el escáner y pon tu documento plana contra, imagen hacia abajo. Cierre la tapa del escáner y pulse el botón de escaneo para activar el scanner. Espere a que el análisis se complete antes de abrir la tapa y digitalizar otro documento .
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Crear un sistema de archivo para realizar un seguimiento de sus documentos. Tan importante como reducir el desorden de papel es evitar el desorden ordenador, ya que nadie quiere tener que buscar en su computadora por un documento importante que necesitan. Clasifique sus documentos por mes y año , así como por categorías como financiera , personal, impuestos, negocios y así sucesivamente . Nombre de los archivos clara y descriptiva para una fácil localización posterior.
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deshacerse de sus documentos en papel. Dependiendo de la sensibilidad de la información presentada en los documentos , se debe emplear diferentes métodos de eliminación para resolver la situación . Considere la posibilidad de triturar documentos financieros confidenciales , personales y otros . Rasga por la mitad o simplemente reciclar otros documentos menos importantes.