Microsoft Access, como la mayoría de los programas de base de datos , incluye un campo para cada fila de datos que identifica de forma exclusiva cada registro. En Access , este campo se conoce como el campo de clave principal . Los ejemplos de un campo de clave principal incluyen el número de identificación, número de orden y la fecha de la tarea. Cuando las consultas omiten estos campos de clave principal , se encuentran valores duplicados que aparecen en el informe. Técnicamente , estos resultados no son duplicados real, los campos de clave principal de los registros no coinciden. Sin embargo , Access proporciona una manera de suprimir estos campos con los datos duplicados para racionalizar su informe. Estos pasos se suprimen los registros en todos los valores del campo devuelto por la consulta son iguales . Instrucciones
1

Abra una consulta existente en el acceso o crear una nueva consulta utilizando el asistente de consultas para seleccionar los registros que desea mostrar en el informe.
2

Incluir en los únicos campos de consulta que contienen datos duplicados . Si tiene campos de clave principal o campos adicionales incluidos datos únicos en los resultados de la consulta , no serán suprimidos los datos duplicados en las filas que tienen un identificador. Por ejemplo , si tiene dos filas de datos , incluyendo el número de pedido , nombre, dirección y el nombre y los campos de direcciones contienen datos duplicados , pero los campos Número de orden incluye datos únicos , no serán suprimidas las filas. Si se omite el campo Número de orden de los resultados de la consulta , el nombre duplicado y campo de dirección serán suprimidos como ya no hay ningún dato únicos asociados con la fila.
3

Seleccione " Diseño Ver "de las opciones de visualización en el menú del encabezado .
4

Abra la " Hoja de propiedades " haciendo clic derecho en un área en blanco de la consulta y seleccionar" Propiedades " o usted puede elegir " Hoja de propiedades " en el menú "Mostrar /Ocultar " en el encabezado. En la hoja de propiedades , busque la propiedad denominada "Valores únicos . " Cambie la propiedad de "Valores únicos " a "sí". Una vez que esta propiedad se establece en "sí", usted ya no podrá editar los campos o modificar datos en la vista de consulta .
5

ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Todos los valores duplicados deben ser suprimidos en los resultados de la consulta .
6

Cree su informe con la consulta modificada con los valores duplicados suprimidas. El informe sólo incluye la primera instancia del valor duplicado en los resultados. Los registros duplicados restantes se esconden de la vista

.