Un sistema de gestión de documentos debe proporcionar un medio claro y completo para almacenar y recuperar información dentro de la red informática de una empresa. Como las necesidades de información pueden variar de una compañía a otra , algunas de las preguntas que hacer antes de implementar un sistema de gestión de documentos preocupación cómo una empresa utiliza la información , requisitos de integración de software y la seguridad y las necesidades de almacenamiento . Qué fines servirá un Sistema de Gestión Documental ?

Empresas deben llevar un registro de los diferentes tipos de información en una base continua . En muchos casos , la información es necesaria para evaluar el historial de un cliente o una situación particular. La identificación de los diferentes ámbitos de la información de una empresa trabaja de forma regular puede ayudar a determinar un objetivo de un sistema de gestión de documentos, según la Academia Americana de Médicos de Familia . Tan diferentes discográficas y utilizar la información para diferentes propósitos , la comprensión del flujo de trabajo organizativo de la empresa proporciona una idea básica de cómo la información debe fluir o ser dispuestos dentro de un sistema de gestión documental .
¿Cómo un sistema de gestión documental integrarse con los programas de software existentes ?

las empresas que acceden a la información a través de una red informática existente debe considerar como un sistema de gestión de documentos se integrará con los programas de software existentes , de acuerdo con la Academia Americana de Médicos de Familia . Algunos sistemas de gestión de documentos pueden integrar o interconectar con ciertos programas de software más que con otros. Como los programas de software suelen requerir actualizaciones periódicas , la actualización de un sistema de gestión de documentos también puede requerir otras actualizaciones de programas del sistema. El sistema de gestión de documentos es más compatible con los programas de software existentes de la empresa , más fácil será para coordinar las actualizaciones. Compatibilidad entre un sistema de gestión de documentos y la configuración actual de la empresa también puede evitar que los conjuntos de datos duplicados y la información que aparece dentro de una red del sistema.
¿Qué tipos de protocolos de seguridad se necesita?

empresas que almacenan y gestionan la información sensible deben determinar la forma de aplicar las medidas de seguridad necesarias dentro de un sistema de gestión de documentos , de acuerdo con las aplicaciones empresariales eWeek , un sitio de recursos de software de red . Las empresas dentro de la industria del cuidado de la salud se llevan a cabo con las guías regulatorias estrictas que afectan las prácticas de gestión de la información dentro de la organización . Al implementar un sistema de gestión de documentos , estas directrices pueden determinar el tipo de medidas de seguridad necesarias dentro de un sistema de gestión documental . Las medidas de seguridad pueden también incluir protocolos de identificación de usuario que permiten el control de las empresas y el seguimiento de cómo se accede a la información, así como los derechos de acceso de usuario. Un sistema de gestión de documentos con los protocolos de seguridad hace que sea más fácil para las empresas para llevar a cabo auditorías periódicas tales como las correspondientes de las organizaciones de atención de salud.