¿ Una base de datos es una herramienta que se utiliza para organizar la información de modo que una pieza deseada de los datos se puede encontrar rápidamente. Las bases de datos se componen de campos, registros y archivos. Los campos son piezas únicas de información , los registros son juegos completos de los campos , y los archivos son grupos de registros. Una hoja de cálculo es un tipo de base de datos también compuesto por campos, registros y archivos. Los campos

La pieza más pequeña de información en una base de datos o una hoja de cálculo es un campo . Un ejemplo de un campo podría ser la palabra " manzana " en un diccionario. Si usted tiene un diccionario aparece dentro de una hoja de cálculo y cada letra tiene su propia columna , el campo "apple " se encuentra en una celda bajo la columna " A". Las bases de datos y hojas de cálculo le permiten encontrar un campo específico con bastante rapidez. Si utiliza bases de datos y hojas de cálculo electrónicas , ambos deben tener funciones de búsqueda en los que sólo hay que escribir en el campo que está buscando en una caja de diálogo y ese campo se resalta en la pantalla.
Registros < br >

bases de datos y hojas de cálculo también son similares en su uso de los registros , y de nuevo tanto deben permitir realizar búsquedas de registros específicos dentro de ellos. Utilizando el ejemplo diccionario nuevo, todas las páginas que incluyen las palabras que comienzan con la letra " A" que se podría llamar un " registro de una palabra . " Del mismo modo, en una hoja de cálculo, toda la información en la columna " A" se llamaría un " registro de una palabra . " Para buscar registros específicos dentro de una base electrónica de datos u hoja de cálculo que tendría que buscar por el título de ese disco si no ha habido uno incluido . A continuación, será llevado a la superficie de la hoja de cálculo o base de datos que componen el disco.

Archivos

bases de datos y hojas de cálculo también son similares en su uso de archivos ( conjuntos de registros ) . En el ejemplo de diccionario, el diccionario completo , compuesto de los campos de palabras separadas en los registros de la letra , sería la base de datos u hoja de cálculo . Usted no tendría que buscar un archivo si su base de datos u hoja de cálculo tiene sólo un archivo . Sin embargo, si su base de datos u hoja de cálculo se compone de varios archivos y los archivos han sido tituladas , se puede utilizar la función de búsqueda para encontrar el archivo que busca.