La belleza de la creación de una base de datos en Microsoft Access es que usted no necesita ser un genio de la computadora para poder crear tablas , formularios de diseño , desarrollo de informes o generar consultas . Microsoft Access utiliza muchos de los mismos comandos y las herramientas que los usuarios están familiarizados con los de Microsoft Word y Excel , así que si usted tiene cierta familiaridad con estos programas de software , usted debería ser capaz de crear una base de datos de acceso sencillo en un corto período de tiempo. Sin embargo, si usted tiene la intención de rastrear clientes, productos y ventas , el proyecto será más complejo y toma más tiempo para diseñar . Cosas que necesitará
Datos
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Diseño de la base de datos requiere una determinación de cómo y por qué se capturarán los datos . Piense en cómo se utilizarán los datos, analizados y compartidos . Por ejemplo , una lista de clientes puede incluir el nombre de la empresa, nombre de un contacto , un número de teléfono de contacto , título de contacto, una dirección, una ciudad, un estado , un código postal y un país.

Contar con un técnico para introducir esta información se requieren para crear un formulario para permitir entradas . Si dispone de varias fuentes de entrada de datos , es posible que desee considerar un servidor SQL que permitirá a varias personas a la entrada de los datos en forma simultánea en la misma base de datos. Estandarizar los campos de datos ( encabezados de columna ) para que Access pueda reconocer los registros en cada lugar y cada mesa . Los encabezados deben ser coherentes en cada mesa o la base de datos Access no funcionarán correctamente.
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Definir los campos de datos en cada tabla . El software de base de datos Access funciona mejor cuando la información se almacena en una tabla singular y no se repite en otro . El software creará automáticamente tablas de consulta para ayudar a los usuarios acceder a su información una vez que se importa o se almacena . Definir los nombres de campos de datos separados para cada grupo de datos como " nombre-cliente ", " calle " , "ciudad", "estado ", " zip_code ", "país" y " business_contact " .

Un registro completo en la tabla haría consta de los campos de datos : . nombre del cliente, calle, ciudad, estado, código postal , país y Business Contact
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Definir el tipo de cada campo de datos. Especifique qué tipo de datos se debe permitir en ese campo. Campos de texto alfabético se pueden contar pero no pueden ser resumidos . El campo " Estado" en una lista de clientes se define generalmente como texto alfa con 2 dígitos. Especificar formatos de fechas. Los cálculos se pueden realizar solamente en los campos numéricos por lo que debe especificar que el texto es numérico si desea realizar funciones matemáticas.
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Definir el campo de clave única . El software de acceso requiere un identificador único para cada tabla . Un número de cliente puede actuar como un único campo de clave en una lista de clientes . Una lista de los productos que puede utilizar un número de pieza única. Si no hay un campo único en cada mesa el software Access creará una.
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Crear una hoja de cálculo de Excel y copiar y pegar los datos en excel primero , asegurándose de que utilizan los encabezados o títulos de las columnas ha definido anteriormente . No deje los campos en blanco . Luego, cuando se establece que los datos , guardar el archivo de Excel . A continuación, abrir el acceso y seleccione " Archivo" , seleccione " Importar" y vaya a donde está el archivo en su computadora .

Las revisiones del software de acceso a sus datos, que le permitirá modificar los nombres de los campos o hacer caso omiso de los campos y no importarlos. Siguiente en la ventana emergente y haga clic en "Finalizar " cuando haya terminado , usted tendrá su tabla de lista de cliente de Access.