Excel es una poderosa herramienta para organizar, ordenar y tabular la información en una hoja de cálculo . Sin embargo , no deje que el término " hoja de cálculo " limitar su forma de pensar acerca de cómo y para quién Excel se puede utilizar . Si bien es verdad un "must have " herramienta de software para empresas y profesionales financieros - también tiene aplicaciones de software de gran utilidad para el hogar , pequeñas empresas , profesionales y uso sin fines de lucro . Instrucciones
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Decidir sobre el tipo de proyecto de datos para capturar en Excel. No limitar los datos a los números , como Excel es funcional y adaptable para todo, desde los datos numéricos en datos de texto , como nombres o direcciones. Centrarse en las necesidades del proyecto , tales como el mantenimiento de una lista de datos con nombres , los productos , colores , precios o anotaciones especiales.
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abrir el software Excel y crear un nombre de archivo , por ejemplo " voluntarios de la comunidad Roster "o " Inventario de la tienda de zapatos . " Guarde el archivo haciendo clic en la pestaña correspondiente para guardar un archivo, como la pestaña "Archivo " en la barra de herramientas muy superior izquierda en Excel 2003 . Haga clic en " Guardar como" y escriba un nombre de archivo que pueda recordar fácilmente. Haga clic en " Guardar". Utilice el icono " Guardar" cuando actualiza las entradas en su archivo.
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Determinar el número de columnas horizontales que necesita en su hoja de cálculo. Entender que Excel " por defecto ", la primera fila horizontal con las letras del alfabeto y puede incluso utilizar los números para definir columnas , si se especifica o necesite. Introduzca el título de cada columna de la segunda fila. Al crear una lista de los miembros de la hoja de cálculo puede incluir columnas para lo siguiente: . Nombre, apellido, dirección , número de teléfono , dirección de email y número de cuenta de miembro
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Introduce los datos. Comience en la columna de la izquierda y continuar con entradas para cada columna definida . Escriba toda la información correspondiente a la célula. Aun cuando los datos exceden el ancho de columna predeterminada, el software incluye los datos "entre bastidores ". Ampliar el ancho de las columnas haciendo clic derecho sobre el borde de la derecha de la columna.
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comprobar el progreso de las entradas después de haber introducido al menos 10 filas. Compruebe que las columnas estén debidamente puesta a punto para satisfacer sus necesidades , o si necesita añadir , borrar o cambiar el nombre de las columnas .
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Utilice la función " Ordenar" para asegurar que la hoja de cálculo puesta a punto está trabajando . Seleccione una columna y haga clic en la pestaña " datos" en la barra de herramientas superior . Haga clic en la " A a Z" herramienta de tipo y pulsa " Enter". El software se encargará automáticamente las entradas alfabéticamente.
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Explora los cálculos matemáticos funcionan para obtener un total de inscripciones numéricas , tales como inventario. Haga clic en la pestaña " datos" en la barra de herramientas superior , desplácese hacia abajo y seleccione la función " Subtotal " , y pulsar " Enter". Desplácese hasta la última columna de la hoja de cálculo Excel en el software mostrará automáticamente la cantidad subtotal para su inventario .
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Guarde el trabajo de entrada de datos a menudo. Eliminar la necesidad de volver a introducir todos sus datos mediante la creación de una " lista maestra ". Guardar la lista maestra bajo un nombre diferente a utilizar como una plantilla para crear sub- archivos, como una lista de todas las personas que viven en la parte norte de la ciudad, o de listas separadas para el inventario de zapatos de los hombres y el inventario de zapatos de las mujeres. Utilice las sub -listas para ordenar y tabular los datos de diversas maneras, en función de sus necesidades.