Creación de una base de datos de correo utilizando Excel es mucho más rápido que hacer frente a las letras de forma individual para los correos totales . Además , puede organizar los encabezados de columna en el origen de datos que se utiliza para introducir las direcciones , ya que la organización de los encabezados de columna no tendrá ningún impacto en el aspecto que tendrán las direcciones en su carta. Por ejemplo , si usted está ingresando los datos mediante un origen que comienza con un nombre , cargo, empresa y luego la dirección , organizar sus células , en este orden de izquierda a derecha . De esta manera , usted no tiene que saltar alrededor de célula a célula como se introducen los datos . Instrucciones
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abierto títulos de las columnas de Excel y lugar en la primera fila de la hoja de cálculo . Coloque sólo una cabecera en una celda.
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Escriba los encabezados de direccionamiento estándar , una en cada celda de la fila superior. Incluir el " Tratamiento de cortesía ", "Nombre ", "Apellido ", " Sufijo ", " Dirección 1", " Dirección 2", " Ciudad", "Estado" y "Código postal ".

El " Tratamiento de cortesía " es un título de respeto como el " Sr. ", "Señora ", " señorita ", "Ms. " o " el doctor " El " sufijo" se añade al final de un nombre después de una coma , como "MD ", " Jr." y " Sr." El campo " Dirección 2 " es para dar cabida a las direcciones de dos líneas
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Tipo estos campos adicionales en una célula de cada uno en la primera fila para negocios como : . " Título del trabajo ", " Departamento . " y" Company "
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Tipo estos campos adicionales en una célula de cada uno en la primera fila si va a enviar el envío a dos personas que están en la misma dirección : " 2 Cortesía título " " 2 Nombre ", " Apellido 2 " y " 2 sufijo" . Utilice estos campos para parejas o parejas que viven juntas . Por cartas de negocios , enviar a cada individuo su propia carta
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Tipo estos campos si prefiere incluirlas : . . " Alias ​​", " Segundo Nombre " y " País o región "