¿ Cómo sacar el máximo provecho de su suite de Microsoft Office depende de entender todas sus opciones para el almacenamiento de información. Tanto Microsoft Excel y Access proporciona hojas de datos con filas y columnas que le permiten almacenar , ordenar registros y el formato. Hojas de cálculo de Excel contiene poderosas herramientas para el almacenamiento de la información y el uso de fórmulas . Tablas de Access son los cimientos de una base de datos y proporcionan un punto de partida para la introducción y visualización de la información. Ambos programas proporcionan muchas de las mismas características básicas . Almacén de información

hojas de cálculo Microsoft Excel y tablas de Access ambos proporcionan un formato para almacenar información en un solo sistema o en varios conjuntos . En Excel , varios conjuntos de datos se pueden colocar en pestañas separadas del mismo archivo de Excel . Del mismo modo , puede separar los datos en varias tablas de Access en una base de datos Access . Hojas de cálculo Excel y tablas de Access tienen las mismas características reconocibles , incluyendo células organizadas en columnas y filas , encabezados de columna, y las selecciones de filas.
Sort y Filter

hojas de cálculo Excel y tablas de Access le permiten personalizar la forma en que su información está en la lista . Usted puede ordenar alfabéticamente o numéricamente por una o más columnas. Por ejemplo , puede ordenar una lista de productos por número de identificación del producto , a continuación, por nombre y luego por el distribuidor en ambos programas. Además, se puede ver una cantidad limitada de información mediante el filtrado de la tabla o la hoja de cálculo . Esto no elimina los registros , pero muestra temporal de registros según criterios .
Tipo de datos

Puede definir los tipos de datos específicos para las células y columnas tanto en las hojas de cálculo Excel y tablas de Access . Ajuste del tipo de datos que mejora la legibilidad de su conjunto de datos, ya que el usuario es capaz de distinguir los diferentes tipos de información. El tipo de datos predeterminado en ambos programas es el texto , que no impone ningún formato en particular. Sin embargo, es posible que desee una columna en la lista "Coste " para contener los números basados ​​en la moneda . Si establece el tipo de datos de moneda , se muestra el formato apropiado .
Texto y formatos de celda

las hojas de cálculo Excel y tablas de Access se beneficiarán de texto y celda personalizado formateo. En ambos programas , se puede establecer el formato de texto , altura de la celda y el ancho de columna. También puede establecer la alineación del texto a la izquierda , centro o derecha . Las líneas de cuadrícula pueden ayudar a distinguir las células entre sí y se pueden configurar para que se muestre en vertical, horizontal o ambas. Personalización de estos formatos mejora la facilidad de uso de las hojas de cálculo y tablas y proporciona un aspecto profesional a su hoja de cálculo.