hojas de cálculo Excel puede simplificar las tareas de organización , permitir la visualización de los datos o tendencias y proporcionar análisis de datos. Sin embargo , las hojas de cálculo Excel son sólo tan buenos como usted los hace . Hojas de cálculo Haphazard podrían trabajar para hacer un gráfico o una tabla rápida , pero convertido en un problema cuando se hace referencia a ellos más tarde. Hacer mejor las hojas de cálculo Microsoft Excel es una cuestión de tomar el tiempo para hacer las cosas bien , a pocos minutos en la parte delantera pueden ahorrar horas en la vida de la hoja de cálculo . Instrucciones
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Quiebre de seguridad de sus datos . Hojas de cálculo de Excel tiene una amplia y en constante expansión , el número de filas y columnas disponibles por hoja , libros de Excel pueden tener muchos más que el valor por defecto de tres hojas. Para los pequeños conjuntos de datos , varios trozos separados de los datos podría ser capaz de caber en una sola hoja. Es una buena práctica para poner una sola tabla , lista o conjunto relacionado de datos en cada hoja .
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Name sus datos. En las hojas de cálculo Excel , puede nombrar a hojas de cálculo , celdas y rangos de celdas . Haga un hábito de células de nombres que se refieren a menudo con nombres lógicos que siguen la convención de nombres . Por ejemplo , si tiene una celda con una tasa de interés , es posible que el nombre de " INTRATE " . A continuación, se puede utilizar en una fórmula en cualquier hoja de cálculo de su archivo por su nombre ( "= INTRATE * F3" ), lo que simplifica la fórmula a escribir , así como la auditoría posterior. Los rangos con nombre se pueden utilizar como listas para evitar errores o las opciones de carrera.
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Uso comentarios . Se pueden añadir comentarios a cualquier celda de una hoja de cálculo Excel con el menú del botón derecho , también puede escribir sus comentarios en las celdas adyacentes a la zona que está comentando . Los comentarios deben ser utilizados para explicar las acciones que ya ha realizado , las razones para hacer la hoja de cálculo como lo hiciste , o las fuentes de datos : --- cualquier cosa que pueda ser necesaria más adelante.
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utilizar fórmulas y macros para simplificar las tareas . Métodos rápidos y sucios como cortar y pegar , y los trabajos de mecanografía , pero las fórmulas pueden reducir la posibilidad de error humano , especialmente cuando se necesita para resumir los datos. Algunas combinaciones de teclas de función , tales como el uso de INDEX para recopilar información desde otra ubicación combinada con PARTIDO tan Excel busca la ubicación de la celda correcta para usted , puede ahorrar tiempo , asegurarse de que sus datos de resumen se actualiza y evitar errores.
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Hacer una cubierta o lámina de base para su cálculo. Incluya su nombre , el propósito de la hoja de cálculo , el principal registro de cambios y las principales variables de decisión . Esta práctica puede parecer una exageración tonto o como cuando usted es el único que va a utilizar una hoja de cálculo , pero las portadas son útiles incluso en estas situaciones. Ellos no sólo simplificar la interacción con la hoja de cálculo , pero requieren que usted piensa acerca de lo que está haciendo con los datos y hojas de cálculo en el primer lugar.
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comprobar los errores con frecuencia . Comprobación de errores a veces se puede lograr mediante la creación de un gráfico y en busca de los valores atípicos , las tendencias o rangos de datos esperados . En otros casos , puede ser necesario para que coincida con los datos de los valores esperados usando fórmulas . Excel ofrece una variedad de características con fórmula de auditoría , como mostrar las fórmulas en las celdas en lugar de resultados, que le pueden ayudar en este esfuerzo. Nunca publicar o compartir los resultados a menos que haya realizado una comprobación de errores .