Sistemas de gestión de documentos permiten a las organizaciones de manera lógica y eficiente organización de los documentos, tanto físicos como digitales . Como resultado , un sistema eficaz debe acomodar todos los diferentes tipos de documentos . Activos

Definir cuáles son los activos de la organización tiene y cómo se utilizan . Esto ayuda a asegurar que el sistema de gestión de documentos seleccionados se adapte a sus necesidades.
Formatos

Asegúrese de que los formatos de documentos , tanto físicos como digitales , son compatibles con cualquier administración de documentos sistema que busca implementar.
Conversión
al convertir archivos , tenga en cuenta la tecnología del futuro que permitan la accesibilidad del documento por el camino.

Convierte formatos de documentos si es necesario. Por ejemplo, su sistema de gestión de documentos puede requerir que todos los registros digitales se almacenan como archivos PDF ( Portable Document Format ) .
Acceso

Crear un proceso que hace que sea fácil de se gestionan los documentos de acceso. Una interfaz popular para sistemas está utilizando la web para acceder a la información del documento .
Procesos y Procedimientos
plan

no sólo para la implementación de un sistema de gestión de documentos, sino cómo los nuevos documentos son de entrada y mantenido. Un sistema de gestión de documentos sigue siendo útil sólo si tiene documentos adicionales , según sea necesario .