Puede utilizar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que son esencialmente lo mismo, pero con cada documento en el conjunto que contiene elementos únicos . Si su oficina quiere invitar a los clientes para una fiesta de Navidad , los nombres y direcciones de los clientes se pueden almacenar en una base de datos , y la carta de invitación escriben en un documento de word . Utilizando la combinación de correspondencia , puede integrar el texto de un documento a presentar una carta de invitación única para cada cliente. Instrucciones
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Abra Microsoft Word . Un nuevo documento en blanco aparecerá en la pantalla tan pronto como se abra MS Word. No cierre el documento en blanco .
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Iniciar combinación de correspondencia. Haz clic en la pestaña " Correspondencia " de la barra de menú .
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clic en " Cartas ". Al hacer clic en " Combinar correspondencia " aparecerán varias opciones. Por ejemplo, si desea enviar una carta de invitación a 50 clientes para una fiesta de Navidad de la oficina , usted selecciona "Cartas ". Otras opciones de combinación de correo incluyen sobres , etiquetas de correo o mensajes de correo electrónico .
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Preparar el documento principal. En esta etapa , se puede escribir o copiar y pegar el texto de la invitación en el documento principal . El cuerpo de la carta será de aplicación a los 50 clientes.
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Haga clic en la opción " Seleccionar destinatarios " en la pestaña " combinación de correspondencia " . Cuando se tiene el documento principal listo, puede exportar una lista de fuentes de datos de nombres y direcciones de fusionar en su carta. Puede exportar la fuente de datos de la libreta de direcciones de Outlook , una base de datos o un documento de hoja de cálculo.
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Haga clic en "Usar lista existente " para combinar de una base de datos o un documento de hoja de cálculo. A continuación, busque los nombres y direcciones de archivos en el cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos" . Si aún no dispone de una base de datos o un documento de hoja de cálculo con una lista de nombres y direcciones , tendrás que crear una cuenta antes de iniciar la combinación de correspondencia procedimiento.
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Haga clic en " Editar destinatario lista. " Cuando haya exportado la fuente de datos de nombres y direcciones se pueden editar de forma selectiva la lista de destinatarios . Usted puede seleccionar la lista de destinatarios a los que desea enviar una invitación .