La "Correspondencia " en función de Microsoft Word es una poderosa herramienta que le permite combinar documentos con un origen de datos. La fusión de un documento de Word con las fuentes de datos proporciona una forma de crear innumerables copias personalizadas oa medida del documento. Usted puede utilizar la herramienta para combinar correspondencia para insertar nombres y la dirección o para crear campos serializados personalizados en los documentos. Las posibilidades de personalización con la herramienta son casi ilimitadas y permitiendo combinar correspondencia fuentes de datos en los documentos es mucho más fácil de lo que piensas . Instrucciones
Preparar documentos para Merge
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Abra Microsoft Word en el ordenador. Haga clic en la pestaña de " Correspondencia " y luego " Iniciar Combinar correspondencia " en la barra de la cinta. Haga clic en " Cartas ". Word abre un documento en blanco.
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clic en la opción " Seleccionar destinatarios " en la pestaña " Correspondencia " . Haga clic en " Utilizar los contactos de Outlook ", "Usar un archivo de origen de datos existente ", o " Crear un nuevo archivo de datos en Word " . La opción "Usar contactos de Outlook " permite importar destinatarios de la libreta de direcciones de Outlook. Con la opción " Usar un archivo de origen de datos existente " opción , puede elegir de una lista creada en otra aplicación, como Access , Excel o Bloc de notas. Si selecciona la opción "Usar un origen de datos existente archivo" , también haga clic en " Usar lista existente ", a continuación, busque y seleccione el archivo de origen de datos externo. Por último , puede crear un nuevo origen de datos en Word , haga clic en la opción "Crear un nuevo archivo de datos en Word " . Si elige la última opción, debe introducir los datos de la lista en el cuadro de pop -up , tales como nombre y dirección .
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Haga clic en " Editar lista de destinatarios " en los " Mailings Tab " . Editar la lista y añadir o eliminar entradas de la lista , según sea necesario .
Realizar Merge
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Introduce texto o gráficos en el documento según sea necesario. Cuando llegas a un punto en el documento donde desee insertar un campo del origen de datos , haga clic en el botón " Asignar campos " en la pestaña " Correspondencia " .
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Haga clic en el " bloque de direcciones botón para añadir el nombre y la dirección del destinatario de la fuente de datos " . Alternativamente , inserte " Línea de saludo " para elegir la forma de la letra abordará cada destinatario en el origen de datos. Por ejemplo , "Querido Juan", " Estimado Juan Pérez" o "Juan Pérez" . Para insertar un campo individual en el mismo punto en cada documento , haga clic en el botón "Escribir e insertar campos " . Seleccione el nombre del campo del origen de datos para insertar y haga clic en "Insertar ". Esta opción es muy útil para cosas tales como la inserción de un número de socio o código de identificación del origen de datos . En cada carta se genera con la combinación de correspondencia , Word rellena los campos con diferentes datos del origen de datos.
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Haga clic en " Vista previa de resultados " en la pestaña " Correspondencia " . Haga clic en el " Registro anterior " o " Record Next " botones de flecha para desplazarse por las letras de la mezcla. Revise cada uno y asegurarse de Word rellena los campos correctamente utilizando la información del origen de datos . Nota - . Si usted encuentra una carta con formato incorrecto o un mal uso de los datos del origen de datos , haga clic en " Editar lista de destinatarios ", busque la fila que contiene los datos erróneos y corregirlo
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Haga clic en el " Finalizar y combinar "y luego " Imprimir documentos " . Elija para imprimir todos los documentos en el sistema o sólo el que está actualmente en la ventana de vista previa.
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Haga clic en " Archivo" y luego "Imprimir" en la barra de la cinta. Después de Word envía el trabajo de impresión a la impresora, haga clic en " Archivo" y luego " Guardar".