Microsoft Word 2007 mide la legibilidad de un documento de dos maneras. La prueba de facilidad de lectura de Flesch proporciona una puntuación entre 1 y 100 : un número bajo se correlaciona con baja legibilidad y un número alto significa una fácil lectura. La puntuación del nivel de Flesch -Kincaid Grade estima el grado de la primaria más alta en la que los estudiantes pueden leer el documento con facilidad. Ambos estudios utilizan frases y palabras longitudes para calcular su puntuación . El exceso de legibilidad hace un sonido de documento simplista o infantil ; demasiado poco legibilidad , por otro lado , oscurece la comunicación y hace un sonido grandilocuente documento . Lanzamiento para un término medio : un documento profesional comprensible. Instrucciones
aumento legibilidad
1

Divide algunas frases largas en dos o más oraciones . Si una frase contiene dos ideas distintas , por ejemplo , dividir en dos frases separadas . Intente comprobar la puntuacion de frases largas para determinar si se puede dividir : Busque una pausa en el medio de una frase , como un punto y coma , un guión o una coma y un conjunto
2

Acortar sentencias mediante la simplificación de la estructura de la oración . Para comunicar una idea concisa , escribir en un tono directo , activa. Comience con el sujeto de la oración y luego describir la acción principal. Utilice posesivos en lugar de frases genitivo , se centran en los verbos en lugar de los nombres , el uso de gramática sencilla . No repita sus ideas y no explican innecesariamente . Eliminar frases prolijas que en realidad no comunican ningún contenido , como " el fin de . " Use una palabra específica en lugar de una frase descriptiva y se centran en los verbos en lugar de sustantivos . Por ejemplo , no escriba , " El hecho del asunto es que las ideas de nuestros empleados son importantes para nosotros porque nos preocupamos por ellos . " En su lugar, escribimos : " Nos preocupamos por las ideas de nuestros empleados . "
3

Use palabras más cortas , siempre y cuando todavía comunican su mensaje correctamente. Busque jerga de la industria , palabras complejas , palabras que pocas personas conocen y palabras que suenan impresionantes o inusuales. Reemplace cada palabra innecesariamente largo o frase compleja con una palabra más corta simple. Por ejemplo , no escriba , "Uso de dedicación mental, mejora su capacidad para superar las normalidades de su rendimiento. " En cambio, escribir, " centrarse en su trabajo para mejorar sus resultados".
4

Focus en expresar sus ideas de manera clara , directa y sencilla en todo el documento . Recuerde, el objetivo principal es comunicar con eficacia y los lectores podría perder su mensaje si es oscurecida por el lenguaje verboso .
Bajar legibilidad
5

Combinar oraciones relacionadas para aumentar frase longitudes . Si dos frases describen diferentes aspectos de una misma idea , o diferentes acciones que pertenecen a la misma secuencia , y luego combinarlas. Puede conectar frases distintas , añadiendo un punto y coma , un guión o una coma y un conjunto , o puede combinar sus ideas en una sentencia de un tramo más largo .
6

Describa sus ideas a fondo para ampliar longitud de la oración . No obstante, añadir palabras innecesarias , frases que no dicen realmente nada , o de repetición que no mejora la claridad. En su lugar, se centran en la comunicación clara , explicando las cosas con precisión y en profundidad.
7 Use palabras específicas

en lugar de los más cortos, más generales. Agregar palabras cortas y claras solo, sino buscar las palabras que son genéricas , vagas , juvenil o de argot . Reemplace las palabras con las palabras más largas que son fuertes , claro, específico y profesional. Por ejemplo , no escriba , " Trabajar duro , hacer un buen trabajo y ser amable con los demás . " En cambio, escribir , " centrarse en sus tareas , el trabajo con diligencia y cuidado, y tratar a sus compañeros de trabajo con respeto y cortesía. "
8

Exprese sus ideas de fondo y, específicamente, a lo largo de todo el documento. Mejorar las partes débiles , simplistas o poco clara . Recuerde, la meta principal es la de comunicarse de manera efectiva , y sus lectores podría malinterpretar su mensaje si usted no presenta en su totalidad.