Puede parecer que las comunicaciones se están moviendo hacia un mundo totalmente electrónica y digital, con archivos adjuntos de correo electrónico , textos y lectores electrónicos que cubren más y más capacidades de documentación. A veces , sin embargo, usted todavía necesita para enviar los materiales impresos , y una manera rápida de hacerlo es a través de una máquina de fax, que transporta a sus documentos desde su posición a la de otro . Junto con sus materiales de fax va una hoja de cubierta , que es básicamente un documento de enrutamiento que anuncia la llegada de su fax y su destino previsto . Añadir un Logo

Si crea hojas de cubierta de fax desde una plantilla de procesamiento de texto , es posible que se les da una forma genérica en vez de uno que le dice al receptor que se encuentre. Con sólo un par de pasos rápidos , se puede añadir un logotipo a su portada de fax . Logos son pequeños archivos gráficos utilizados para representar a su organización, es probable que su empresa o negocio tiene uno. Para agregar a una hoja de portada , sólo tienes que abrir el programa e insertarlo ( si está usando Word, por ejemplo, simplemente abra el menú "Insertar" , haga clic en "Imagen ", haga clic en " De archivo " y busque el logo . Haga doble clic en el mismo se agrega a la portada ) . Incluso un pequeño logotipo se convierte una portada genérica en algo personalizado , lo que hace que su empresa destaque entre la gran cantidad de faxes de spam el destinatario puede recibir todos los días.
Personalice la Forma
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hojas de cubierta de fax a menudo se desvanecieron rápidamente para ir en la parte superior de un documento importante que su oficina está enviando . Pueden contener nada más que una " A ", " De", " fecha" y la línea "Asunto" , o pueden tener una información mucho más detallada. Para lograr un mayor impacto con los faxes, especialmente si usted está utilizando para contratar a las ventas u otro tipo de negocio , considere agregar un toque personal a la forma . Las notas manuscritas , como " Espero oír de usted pronto ! " O " Esto es lo que te prometí , disfruten! " Puede hacer que el receptor se sienta apreciado y humanizar el proceso de envío . Las opciones incluyen algo tan simple como tener la faxer inicial del formulario de fax , la firma de su nombre y que incluye un saludo escrito a mano en la parte superior del fax.
Declutter

Si bien muchas máquinas de fax independientes han sido sustituidos por fax de combinación y fotocopiadoras , sigue siendo una buena idea para mantener su fax clara y ordenada a fin de obtener mejor su mensaje. Esto incluye la elección de los colores , el diseño de su portada de fax , lo mejor es ir con un solo negro . Aunque los colores pueden parecer atractivos en su final cuando se imprime el formulario , probablemente por fax al destinatario como todo negro de todos modos y hasta pueden salir ilegible ya que los colores pueden imprimir a la ligera . Un receptor tratando de ahorrar tinta de color también puede no apreciar los faxes entrantes que tienen a su suministro de tinta. Otra idea a tener en cuenta es a suprimir elementos de la plantilla de fax tanto como sea posible . Si la persona que recibe el fax no se puede entender que es la intención de , no ha cumplido su propósito. El nombre del destinatario y otros detalles importantes , como la dirección , número de oficina y cargo , deben ser impresos en letras grandes y claras a la derecha en la parte superior del formulario.