Los sistemas informáticos utilizan dos formas diferentes de organizar los datos en un disco duro : sistemas de procesamiento de archivos y sistemas de gestión de bases de datos . Los sistemas de archivos son la forma más simple y tradicional de manejo de la información - programas crean archivos y escribir datos directamente a ellos. Con una base de datos , programas envían comandos a un servidor que procesa los comandos y devuelve los resultados . La función de las capacidades de manejo de datos de bases de datos de simplificar la tarea de gestión de la información . Usos habituales

muchas aplicaciones de escritorio utilizan sistemas de procesamiento de archivos tradicionales , en forma de documentos. Por ejemplo , Microsoft Word crea un archivo de documento estructurado que contiene texto, las fuentes y las instrucciones de formato. Word abre y manipula sus archivos de documentos directamente . Las aplicaciones que tienen información con estructuras muy organizadas y repetitivas son adecuados para las bases de datos . Por ejemplo , un banco tiene un millón de clientes y quiere mantener un número de cuenta , nombre y dirección de cada uno . Además , cada cliente tiene muchas de las transacciones , que a su vez se componen de una fecha , un tipo de transacción y una cantidad . Tablas de bases de datos manejan este tipo de datos con facilidad .
Programación Esfuerzo

Un programa que mantiene su propio archivo debe incluir la lógica de acceso al archivo. Por ejemplo , si se mantiene una lista de recetas de pasteles , un programador debe determinar cómo recuperar un registro concreto de los autos, así como la manera de organizar la lista de ingredientes y las instrucciones para hornear . Una base de datos reduce el esfuerzo de programación , ya que organiza y lee la información utilizando su propio software incorporado , el programador no tiene que volver a crear esta lógica para cada archivo

Costos
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software de base de datos comercial normalmente viene con los derechos de licencia importantes que dependen del conjunto de características y número de usuarios. Aunque la licencia para los DBMS de código abierto como MySQL son gratuitos, una organización todavía puede incurrir en el apoyo técnico y los costes de formación . Además , el DBMS puede requerir un administrador a tiempo completo para gestionar la base de datos . Un sistema de procesamiento de archivos puede necesitar la administración , pero rara vez involucra los derechos de licencia .
SQL

DBMS más modernos utilizan el lenguaje de consulta estructurado para el procesamiento de la información , presentación de informes , mantenimiento y administración tareas . Ha estado presente desde la década de 1970 , y las generaciones de profesionales de la informática se han familiarizado con él. SQL proporciona métodos sofisticados y estandarizado para actualizar, recuperar y estructuración de datos. Sistemas de procesamiento de archivos no tienen un apoyo similar a SQL , y las herramientas de gestión de la información de los archivos estándar son comparativamente mucho más primitiva.