¿ Según la Biblioteca del Estado de Texas, el mantenimiento de un sistema de gestión de archivo desorganizado es una receta para el desastre. Es difícil obtener información cuando la necesite con urgencia. La organización y manipulación de la información dentro de un sistema tan desorganizado con fines de toma de decisiones también es bastante imposible. Un sistema de archivo eficiente es obligatorio para cualquier organización que espera cosechar los beneficios de la información en su poder . El sistema de archivo geográfica es apropiada cuando la ubicación geográfica es el componente más importante de la información . Conveniencia

registros geográficos relacionados con un lugar específico se almacenan juntos. Esto facilita la rápida toma de decisiones ya que la información objeto de examen se refiere a una única área geográfica específica. Las áreas geográficas se clasifican como unidades o grupos de unidades. Presentación geográfica permite el fácil movimiento de los registros por simplemente pasar de un lugar a otro .
Análisis Ventajas

presentación Geographic ayuda en el proceso de análisis , permitiendo una fácil comparación de los datos artículos . Por ejemplo , un análisis de los registros de archivado de acuerdo a nombre del edificio y la ubicación puede ayudar a identificar los registros de mantenimiento de un edificio particular.

Desventajas Complejidad

El proceso de almacenamiento y recuperación de datos geográficos es mucho tiempo debido a la necesidad de hacer referencia el uso de múltiples identificadores . Por ejemplo , la localización de un edificio en particular requeriría una referencia a un estado particular , la ciudad , la calle y, finalmente, el nombre del edificio . Los registros mantenidos en algunas naciones están escritos en su idioma. Por ejemplo , la ciudad de Florencia en Italia es "Firenze " en los archivos italianos. Referencia cruzada a la otra lengua por lo tanto, se hace necesario para que los usuarios no italianos para comprender la información.
Índice Requisitos Desventajas

Usted debe estar familiarizado con la zona geográfica lo suficientemente bien como para entender los registros. Para localizar de forma rápida , es necesario utilizar un índice alfabético. El proceso de almacenamiento y recuperación de un disco requiere dos acciones : . Compruebe el índice para la ubicación del archivo , y la búsqueda de ella en medio de la otra información