A medida que su negocio se mueve hacia una era de la distribución digital , usted tendrá que decidir si desea o no hacer el cambio de un sistema de presentación en papel a un sistema de gestión de archivos digitales . Al hacer el cambio a un sistema de archivos totalmente computarizado puede parecer intimidante , las ventajas marcadas en tener un sistema de archivo digital han sacudido a muchos a hacer la transición . Reducción de Costos

Debido al costo del alquiler para almacenar documentación de la propiedad , archivo digital comienza a pagar sí mismo tan pronto como se aplica. Como no hay ningún papeleo física , los costes de manipulación y transferencia de documentos de ida y vuelta se reduce en gran medida . Esto también permite que los documentos que deben ser almacenados como el papel que deben presentarse en los lugares más pequeños y menos costosos.
Going Green

Reducir la huella de carbono de su negocio puede ser una factor importante para llegar a la base de consumidores verdes de mente de hoy. Se puede mejorar en gran medida la imagen de la empresa, dar beneficios fiscales y reducir el costo de los suministros. Un sistema de archivo digital puede cambiar positivamente todo el trabajo preliminar para un negocio, y el cambio a un sistema más "verde " puede dar muchas oportunidades de publicidad.
Suave Workflow

Recuperando copias impresas de los documentos presentados y se almacena físicamente puede ser un largo proceso que está abierto a un error humano , problemas de seguridad y la pérdida física. Este no es el caso con un sistema digital . En cuestión de segundos , un documento puede accederse en el mostrador de la persona que lo necesite. Esto da lugar a un período de trabajo más corta , lo que permite un progreso más rápido y más tiempo para proyectos de desarrollo.

Superior de Seguridad

Mientras que un sistema tradicional de presentación en papel se puede abrir y miró a por cualquier persona con acceso a la misma, un sistema de archivo digital puede proporcionar diferentes niveles de protección que pueden mantener los documentos confidenciales . Uso de las contraseñas , carpetas especificadas para diferentes usuarios , cifrado de datos y pistas de auditoría que le permite mantener un registro de quién ha accedido a qué archivos y cuando , un sistema de gestión de archivos puede guardar sus documentos mucho más seguro.
< Br > fiables archivado

Los documentos en papel y archivos pueden ser destruidos a través de más manipulación, daños por incendios , inundaciones y otros desastres naturales. Puesto que los datos pueden ser almacenados en los servidores de cualquier parte del mundo , puede archivar sus documentos de negocio con seguridad sin tener que preocuparte de posibles daños materiales. También puede hacer sus datos archivados portátil, usando cosas como discos duros extraíbles , memorias USB y discos compactos.