¿ Todo el mundo ha utilizado una base de datos de una forma u otra . Un directorio telefónico siquiera califica como uno . Las bases de datos almacenan información y organizan en una forma práctica. Las aplicaciones de software , como Microsoft Access, informatizar las funciones de base de datos que dan al usuario una gran flexibilidad con sus datos. Los operadores que se toman el tiempo para aprender a utilizar el software de base de datos le ahorrará tiempo al final. Tablas

La información básica almacenada en un programa de base de datos se introdujeron en una tabla. Similar en apariencia a una hoja de cálculo , como Microsoft Excel o Lotus 123 , tablas proporcionan una forma organizada a la información de entrada. Los usuarios tienen la capacidad de crear los nombres de campos , tales como nombre, dirección y número de identificación del cliente. Los usuarios también pueden dar formato a los campos en la tabla . Por ejemplo , un campo numérico puede aparecer con formato monetario , como dólares o euros .

La mayoría de los programas de software de base de datos tienen plantillas disponibles para los formatos de uso frecuente, tales como la gestión de contactos , las ventas o el seguimiento del inventario . Los usuarios tienen la capacidad de modificar estas plantillas para personalizar para sus propios fines específicos .
Forma
software de base de datos

incluye la opción de crear formas fáciles de usar para que el tarea de introducir datos más fácil en los ojos del operador . Los trabajadores tienen el poder de adaptar las formas para adaptarse a sus necesidades. Uso de plantillas personalizables para las formas hace que el proceso de creación más rápida y más fácil.

Para ayudar a introducir datos en la forma, el uso de mensajes da orientación. Por ejemplo, cuando los datos que entran tienen que elegir entre un menú desplegable para un campo determinado , el creador de la base de datos tiene la opción de añadir un mensaje emergente cuando es seleccionado este campo , recordando a los usuarios seleccionar en el menú menú desplegable.
Informes
programas de bases de datos

incluyen funciones de creación de informes . Los informes permiten a los usuarios manipular sus datos en numerosas formas . Los usuarios pueden insertar funciones en los informes para ayudar en el análisis de los datos. Por ejemplo , un departamento de ventas puede crear un informe que muestre sólo los datos del primer trimestre al tiempo que los totales de cada mes por separado.

Creación Informe general permite la creatividad en el diseño de la apariencia del informe. Aspectos visuales, tales como opciones de fuente , la ubicación del campo , inserción de gráficos y manipulación de colores permiten al diseñador del informe para que sea visualmente agradable y profesional.
Datos Funciones
< p> software de base de datos proporciona a los usuarios funciones de organizar su información de manera sencilla y específica . Por ejemplo , el uso de funciones de clasificación permite alfa o secuencia inversa - alfa , por lo general simplemente haciendo clic en un icono . Funciones de filtrado permite a los usuarios extraer la información según los criterios especificados .