Tal vez su empresa hace un buen uso de las funciones de correo electrónico de QuickBooks por correo electrónico a las facturas a sus clientes en lugar de imprimir y enviar por fax o correo. O bien, es posible que desee evitar que algunos de sus empleados de la posibilidad de imprimir las facturas , ya sea para ahorrar papel o para ahorrar algo de dinero en tinta y papel. Cualquiera que sea la razón, usted puede configurar los ajustes de su programa de QuickBooks de tal manera que las facturas no se pueden imprimir . Instrucciones
Desactivación de impresión de facturas para usuarios específicos
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Haga clic en la opción "Compañía" en la barra de menú superior. Cuando se abra el menú, desplácese hasta la opción "Configuración de usuarios y contraseñas " . Se abre el menú "Configuración de usuario " . Haga clic en la opción "Configuración de usuario " . Si no ha configurado los usuarios de su programa de QuickBooks , sin embargo, debe hacerlo ahora .
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clic en el botón " Agregar usuario " y siga las instrucciones para introducir el nombre del usuario y la contraseña que usará para acceder al software QuickBooks. Una vez que el nombre y la contraseña han sido elegidos , que se elija la capacidad de acceso para cada usuario que está creando un perfil .
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Haga clic en las " áreas seleccionadas QuickBooks de " opción. Esto le permitirá deshabilitar la impresión y el acceso del usuario a varias funciones en QuickBooks. Haga clic en " Siguiente". El primer ámbito es el de Ventas y Cuentas por Cobrar . Busque el tercer botón con la etiqueta " acceso selectivo " y haga clic en la opción " sólo crean transacciones " . Este usuario no será capaz de imprimir facturas . Ella no va a ser capaz de imprimir recibos de ventas o estimaciones tampoco.
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Complete el resto de la información de acceso del usuario y haga clic en el botón " Finish" . Repita el procedimiento para cada uno de los usuarios que van a trabajar con el programa de QuickBooks. Cuando haya terminado, haga clic en el botón "Cerrar " en la ventana " Lista de usuarios " .
Desactivación de impresión de facturas para todos los usuarios
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clic en el icono de "Crear facturas " . Busque el cuadro " Para imprimir " . La mayoría de los problemas con las facturas y de impresión son creados por el descuido de este cuadro. Si la casilla está seleccionada , cuando se guarda la factura, que se pone en una cola con otras facturas que han sido creados . Si esta función se descuida , la cola puede llegar a ser tan grande como para ralentizar el proceso QuickBooks. Desactive la casilla , si no es un cheque en la actualidad, y luego haga clic en " Guardar y Cerrar " para finalizar el proceso.
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vacía la cola de impresión de todos los documentos en espera de ser impresos. Haga clic en el botón " Archivo" y localice el botón "Formularios Imprimir " . Haga clic en el encabezado de la columna marcada con una marca de verificación . Se selecciona cada trabajo de impresión de las facturas para su impresión. Haga clic en " Aceptar". Cuando se abra la ventana "Imprimir" , haga clic en la flecha en el cuadro " Nombre de impresora " y seleccione el QuickBooks PDF Converter. Esto se " imprime" todos los formularios en el disco duro y crear una copia en PDF de cada factura .
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clic en el botón "Archivo" en la barra de menú superior. Cuando se abra el menú "Archivo" , haga clic en " Configuración de la impresora ". El menú de " Configuración de la impresora " se abre para permitirle crear un valor predeterminado para todos los trabajos relacionados con formas similares. La primera opción son las formas " Factura " . La pestaña "Configuración " debe ser abierto con una caja etiquetada , "Nombre de impresora " en la parte superior . Haga clic en la flecha en la caja y encontrar el QuickBooks PDF Converter. Haga clic en " Aceptar". Esto hace que el convertidor de PDF como impresora por omisión de todas las facturas . Cuando se imprime , se va a crear una imagen de archivo de datos de la factura y guardarla en el disco duro. Usted puede imprimir todos los recibos de venta y estimaciones sobre el papel mediante el uso de esta función para hacer su impresora de la oficina la impresora predeterminada para esas formas .