Las pequeñas empresas que tienen una gran cantidad de artículos para la venta puede ser un poco reticentes a utilizar un programa de QuickBooks para ayudar con su contabilidad por temor a tener que introducir cada elemento individualmente en la lista de elementos . Como siempre y cuando tenga el programa Microsoft Excel en sus equipos sin embargo, poner los elementos en QuickBooks es tan fácil como cortar y pegar. Mantener actualizado el inventario es un poco más de trabajo , pero es una simple cuestión de saber dónde encontrar el informe correcto y cómo cambiar los números en el informe. Instrucciones
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Activar la función de inventario de su archivo de empresa de QuickBooks. Si durante la "Entrevista paso fácil , " no se ha especificado que su empresa tiene un inventario, usted tendrá que activar esta función. Haga clic en el botón "Editar" en la barra de menú superior y vaya a la pestaña " Preferencias " . Busque los " artículos y la " ficha y haga clic en él. Abra la ficha " Preferencias Company " con un clic y marque la casilla superior identificada ", de inventario y órdenes de compra están activos. " Haga clic en " Aceptar " y QuickBooks cerrará todas las ventanas abiertas para que este cambio en su escritorio.

2 Haga clic en el botón "Excel" en la parte inferior central de la pantalla y un pequeño menú se abrirá con dos opciones para la importación de artículos de inventario . El primero es el "Pegar Desde Excel ", y la segunda es " artículos de importación . " Se podría utilizar la primera , si el archivo de Excel está en el mismo equipo que el archivo de QuickBooks. Se podría utilizar la segunda si tiene que importar el archivo de Excel desde una unidad flash o un CD- ROM. Haga clic en " Pegar Excel De" botón y se abrirá una ventana ..
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Crear o modificar el archivo actual de Excel con los objetos en él. El pegar es la parte fácil, pero las columnas debe coincidir con la forma de la plantilla de QuickBooks. Debe haber 12 columnas en las que se introduce la información y deben ser etiquetadas de izquierda a derecha. No es el " Nombre ", " Subpartida ", " costo ", " precio de venta ", "El costo de los bienes vendidos Cuenta ", " proveedor preferido ", "Cuenta de Ingresos ", "Cuenta de Activos ", " Reordenar Point ", "Total Valor ", " Número de pieza del fabricante "y finalmente" a la mano. "
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llene en cada campo en el archivo de Excel para cada elemento. El " Subpartida ", " proveedor preferido ", " Valor Total" y " referencia de fabricante " puede omitirse en este momento para acelerar el proceso.
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Elija la opción " Lista " apropiado en la , caja y la esquina superior izquierda elija " Piezas de inventario. " Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón , seleccione todos los artículos de arriba a abajo y de izquierda a derecha y sostenga el botón "C", "CTRL " y copiar este texto. No resaltar los títulos en la parte superior de la página Excel. Haz clic en el primer cuadro de la pantalla " Agregar /editar múltiples entradas de la Lista " en QuickBooks y mantenga "CTRL " y " V " para pegar los elementos en la hoja de cálculo .
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Haga correcciones al inventario lista de elementos . Cualquier cuenta o elemento que aparece en rojo tendrán que ser introducidos manualmente o adaptado a otra cuenta que ya está en QuickBooks temporalmente. Por ejemplo , si la cuenta que desea utilizar para la cuenta de ingresos no ha sido creado en QuickBooks, usted tendrá que hacerlo para salvar a todos estos artículos . Si la mayoría de los elementos pegados son rojos , eliminar la información de las columnas y escriba esa información por separado más adelante. Haz clic en el botón " Guardar cambios " en la esquina inferior derecha de la pantalla y que haya terminado la tarea.
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Haga clic en el icono de la etiqueta , " Ajuste cantidad disponible " para cambiar cantidades de inventarios después de un conteo físico ha confirmado la cantidad real de inventario. Se abrirá una ventana de hoja de cálculo con cada artículo de inventario en él. Si el número en la columna " Cantidad actual " no coincide con el número real , ingrese la cantidad real de la columna " Cantidad Nuevo". QuickBooks calculará la diferencia y el valor de la pérdida o ganancia . Escriba el término " ajuste de inventario " en la casilla " Cuenta de Ajuste " y QuickBooks asignará la pérdida o ganancia de esta cuenta del balance de situación .