Una de las cosas más importantes a tener en cuenta al utilizar QuickBooks para organizar y mantener las finanzas del negocio es que el software por sí sola no puede hacer el trabajo . ¿Cómo se utiliza el software es lo que realmente determina la precisión de negocio serán los registros financieros. Tomarse el tiempo al principio para familiarizarse con el software , trabajando a través de una guía de QuickBooks aprendizaje no sólo le ayudará a empezar en la dirección correcta, sino también sentar las bases para la comprensión de algunos de QuickBooks características más avanzadas . Fundamentos de Contabilidad
Un buen primer paso consiste en una revisión de los términos y procesos básicos de contabilidad . La columna vertebral de su sistema contable es el libro mayor , o en términos de QuickBooks , el Plan General de Contabilidad . Dentro del plan de cuentas , transacciones , tales como depositar fondos en su cuenta de cheques, enlace activo individual , la responsabilidad , los ingresos , los gastos o categorías de ingresos que usted publique o ingresa. QuickBooks sigue las reglas establecidas de la contabilidad de doble entrada , por lo que cada entrada que haga implica débitos y créditos. Transacciones de débito aumentan los activos y pasivos disminuyen , mientras que las operaciones de crédito aumentan los pasivos y los activos disminuyen . Cada entrada que usted hace es una sociedad con QuickBooks. Si debitar de su cuenta de cheques (introduzca un depósito) , QuickBooks se encarga de acreditar la cuenta opuesta apropiada , tales como la actualización del saldo de la cuenta de crédito de los clientes.
QuickBooks que comienza con un cuadro básico de Contabilidad su primera tarea consiste en personalizar las cuentas contables para reflejar la forma de hacer negocios. Acceder al catálogo de cuentas de la ficha " Listas " en el menú principal de QuickBooks. Agregar, eliminar u ocultar las cuentas que usted puede necesitar en el futuro, pero no son necesarios en este momento . De forma predeterminada , QuickBooks utiliza sólo los nombres para identificar las cuentas . Si su empresa también utiliza números de cuenta , activar esta función a través de Preferencias de la empresa . En la pestaña "Editar" en el menú principal, seleccione " Preferencias ", luego seleccione " contabilidad " de la lista en la parte izquierda de la ventana. En la pestaña " Preferencias de compañía " , coloque una marca en los " números de cuenta utilizar" y haga clic en " Aceptar".
Clientes
El Centro de Clientes (menú principal artículo) es donde se mantiene información sobre los clientes y los empleos . Registros de clientes individuales pueden contener tanto detalle como desee ofrecer , incluyendo información de contacto y el envío , el crédito y la información de pago . QuickBooks proporciona un método seguro para introducir información de tarjeta de crédito que cifra los números de cuenta y te permite decidir quién tiene acceso a esta área mediante el establecimiento de permisos. Active esta función de forma inmediata si sus documentos de la empresa de tarjetas de crédito de los clientes. Elija "Compañía " en el menú principal, y luego seleccione "Cliente Protección de Tarjeta de Crédito . " Ver un informe Registro de seguridad que le puede alertar a cualquiera que trate de acceder a la información confidencial de los clientes por la elección de "Informes " en el menú principal, luego " Contador y , impuestos , " . y luego la tarjeta de crédito del cliente de auditoría "
vendedores
el Centro de proveedores ( menú principal) funciona como el Centro de Atención al Cliente. El suministro de información detallada sobre los vendedores puede ser de gran ayuda a la hora de impuestos y hacer que escribir cheques menos tiempo. Las opciones de personalización permiten filtrar la información para los proveedores individuales y mostrar elementos tales como el equilibrio, la forma de pago y condiciones de pago. Una pestaña " Prellenado Cuenta" le permite seleccionar hasta tres cuentas de registro que aparecerá en la ventana de la transacción y le ayuda a evitar errores de publicación .
Informes
Los Informes Center ( elemento del menú principal ) contiene numerosos informes integrados que cubren casi cualquier aspecto de su negocio . Estos incluyen informes financieros estándar como un balance de comprobación y el informe de balance, informes de pérdidas y ganancias , informes de flujo de caja, informes de actividades , como la venta y los vendedores , y el inventario , los empleados y los informes bancarios . Cada función de informe contiene opciones de personalización para que pueda adaptar la información para que coincida con los requerimientos del negocio . QuickBooks también puede guardar o " memorizar " informes personalizados para la visualización posterior.
Consideraciones
Familiarizarse con el software QuickBooks puede ser abrumador si se intenta aprender todo de una vez . Tómese el tiempo para familiarizarse con los conceptos básicos , y obtener ayuda si la necesita . Un buen recurso a utilizar es un contador externo . La mayoría de las firmas de contabilidad están familiarizados con QuickBooks y usted puede ayudar en la configuración de su software y responder a cualquier pregunta que usted pueda tener. Considere la posibilidad de este recurso , incluso si usted no utiliza normalmente una empresa de contabilidad , ya que la más completa se encuentra en el inicio , mejor que el software realice su trabajo y cuanto más precisa sea su información será .
