Microsoft Access permite a los usuarios crear y gestionar bases de datos. Es la mejor herramienta de la suite ofimática Microsoft para esta función. Significado
gente utiliza Microsoft Access para crear y gestionar bases de datos , que se organizan las colecciones de datos que se pueden compartir entre varios usuarios . Las bases de datos son fundamentales para el mantenimiento de registros de las empresas y otras organizaciones , permitiendo que múltiples personas a acceder, recuperar , actualizar y modificar los registros de otra manera rápida y eficiente .
Identificación
acceso es lo que se conoce como un sistema de gestión de base de datos - una aplicación que permite a los usuarios recuperar y actualizar la información de la base de datos sin contravenir las relaciones entre los datos que inicialmente pusieron en marcha por el diseñador de base de datos . Por ejemplo , la base de datos de consumo de la sociedad Oats , una empresa hipotética , incluirá los archivos que contienen las direcciones de correo físicas , historial de compras , la historia postal y otra información pertinente , así como las relaciones entre estos registros y menús diseñados por el diseñador de la base de datos que permiten a otros usuarios la búsqueda de información.
Database
una base de datos en sí se compone de la propia y las relaciones entre los datos de los datos , las interfaces de que varios usuarios ver y usar para modificar o recuperar los datos y las instrucciones de cómo la base de datos que se almacenan físicamente en el ordenador o servidor.
Cuándo utilizar Microsoft Access
Usar el acceso es apropiado cuando hay múltiples relaciones entre los datos que está intentando grabar. El acceso es también apropiada para usar si usted planea guardar registros durante un largo período de tiempo, o si usted necesita para crear informes rápidos que contienen piezas dispares de información.
Uso de Microsoft Excel Versus Microsoft Access
Di Oats Company mails solicitudes y tarjetas de agradecimiento a una lista compuesta por 10 grupos diferentes ( a, B , C. ..) en varias ocasiones durante el año . La pertenencia a un grupo no es exclusiva . En otras palabras , el Sr. Joe Brown puede ser miembro de los grupos A, C y D , no sólo A. Supongamos ahora la lista de correo Oats Compañía se compone de 10 diferentes hojas de cálculo de Excel - A, B , C , y así sucesivamente . Para actualizar la información de contacto del señor Brown, que tendría que cambiar su récord de tres momentos diferentes , en hojas de cálculo A, C y D , respectivamente .
Suponga que la empresa Avena desea realizar un seguimiento de qué tipo de envío de cada miembro del grupo recibe y cuando él o ella lo recibió . En Excel , puede crear una nueva hoja de cálculo en cada hoja de cálculo para registrar la historia de correo ( por ejemplo, A y A ') . Sin embargo, si Joe Brown, dicen , obtuvo el título de abogado , y ahora era conocido como "Mr. Joe Brown , Esq. ". usted tendría que actualizar su récord en seis hojas
Ahora imagine si alguien te pide para completar una tarea más compleja , sobre la base de estas premisas iniciales, tales como : . eliminar todos los miembros del grupo C de la lista de correo, excepto los miembros que también pertenecen al grupo a y cualquier otro grupo , excepto D, y han recibido una tarjeta de agradecimiento en los últimos seis meses. Peinar a través de múltiples hojas de cálculo para encontrar esa información sería un poco más tedioso . Agregando un poco más de las variables y las solicitudes será más evidente que Excel no es una herramienta ideal para la gestión de listas de correo de la empresa u otra base de datos.
Access, por el contrario , le permite crear registros representados por un único identificador - lo que se conoce como clave principal - que puede referirse a varios elementos de datos. Por ejemplo , el récord de Joe Brown se identifica por un código alfanumérico único que se refiere al acceso y permite recuperar cualquiera de los atributos de Joe Brown. Los atributos son los diversos tipos de datos asociados con la clave principal de un registro . Por ejemplo , el nombre de Joe Brown, apellido, dirección de correo y la historia son todos los atributos de un único registro en la base de datos . Una base de datos Access correctamente diseñado sólo sería necesario que los registros se actualizarán una vez, la base de datos también podría recuperar cualquier combinación de atributos solicitados . Esto hace que tareas como la de la simple párrafo anterior, y hace que el acceso ideal para la construcción y gestión de bases de datos.
