Es el administrador quien debe configurar cada usuario en un archivo de empresa de QuickBooks. Mantener a los usuarios por separado ayudará a determinar qué usuario ha introducido o borrado qué transacción . Es esencial en la investigación de posibles entradas fraudulentas . Hay un par de cosas para recordar en la creación de usuarios . En primer lugar, si alguno de los usuarios van a estar operando en el software al mismo tiempo , se necesita una licencia independiente para cada uno. En segundo lugar, usted puede tener tantos diferentes perfiles de usuario como sea necesario , siempre y cuando están en el programa en diferentes momentos. Instrucciones
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Haga clic en el botón "Compañía" en la barra de menú de la parte superior de la pantalla de inicio QuickBooks . Desplácese hacia abajo hasta el botón "Configuración de usuario " y haga clic en él . Para agregar un nuevo usuario, haga clic en el botón "Añadir Usuario" . Escriba el nombre del usuario en el cuadro "Nombre" y , a continuación, tiene el usuario crea una contraseña y entrar en él en los dos cuadros "Contraseña" . Haga clic en " OK" y se añadirá el usuario.
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clic en el botón " Editar usuario " . Es aquí donde usted será capaz de restringir la capacidad de cada usuario para acceder a partes de QuickBooks. La primera pantalla de acceso tendrá tres opciones. Si el usuario debería poder acceder a todas las áreas , seleccione ese botón en la parte superior y haga clic en " Siguiente".

Si el acceso del usuario debe ser limitada de acuerdo con la descripción de su trabajo , escoja la segunda opción denominada "Áreas seleccionadas de QuickBooks "y haga clic en" Siguiente ".
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Elija las opciones de acceso . Hay diez pantallas, cada una de ellas restringe o permite el acceso de un usuario en particular a esa zona . Hay tres opciones para cada área , incluyendo el " sin acceso", " botones de acceso selectivo " Acceso total "y " . La primera ventana es por ventas y las cuentas por cobrar. Un vendedor tendrá que ser capaz de crear facturas , recibos de ventas y pedidos de venta para los clientes. Una persona contratada para trabajar en el inventario inventario de almacén no. Elija la opción "Acceso selectivo " y decidir si el usuario debe ser capaz de crear y operaciones de impresión. También existe la opción de dar al usuario acceso a los clientes ver los detalles completos de la tarjeta de crédito.
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Elige acceso de los usuarios de Compras y Cuentas a Pagar . Una persona de las ventas en general no será responsable de ordenar el inventario o pagar las cuentas y por lo tanto no tendría acceso a esta área. Un gestor de almacén , por otro lado , puede tener que ser capaz de hacerlo. Haga clic en el botón " Siguiente" .
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Elige acceso de los usuarios a las actividades bancarias. Generalmente, esto se debe reservar para el Administrador o la Administración . Haga clic en el botón " Sin acceso" y después en " Siguiente".
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clic en el botón correspondiente para acceder a las funciones de inventario. Empleados que reciben bodega debe ser capaz de entrar en las órdenes de compra , recibir los bienes , ajuste de inventario y ejecutar informes . Haga clic en " Siguiente".
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clic " Sin acceso" para el tiempo de seguimiento. Esta es otra de las características que debería reservarse para la gestión o propietarios. Haga clic en " Siguiente".
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clic "Sin acceso " a menos que este usuario es responsable de introducir los datos de la nómina o empleado. Si lo es, usted puede elegir la opción "Acceso selectiva " y sólo le permiten crear una transacción , como un cheque de pago, sin la capacidad de imprimir ese cheque . Haga clic en " Siguiente".
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Haga clic en la opción " Sin acceso" para los próximos dos áreas. Se trata de "Actividades Sensibles Contabilidad " y "Información Financiera sensible ", que permiten al usuario hacer los asientos de diario general o transferir fondos entre cuentas. Estas funciones son para la alta dirección o los propietarios . Haga clic en " Siguiente".
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Haga clic en la opción " No" en esta novena zona, el " Cambio o eliminación de Operaciones " de la ventana . Recuerde que la pista de auditoría mantendrá un registro de todas las transacciones cambiado o eliminado, por lo que es posible que esta opción se puede permitir . Haga clic en " No" a la segunda pregunta acerca de cómo cambiar o eliminar las transacciones registradas antes de la fecha de cierre. El cambio de estas transacciones puede tener consecuencias fiscales negativas como tener que presentar declaraciones enmendadas para cada cambio. Haga clic en " Siguiente".
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clic en el botón " Finalizar" después de revisar la tabla de acceso de los usuarios en el centro de la ventana. Ahora ha creado la cuenta de usuario y está listo para ser visitada .