El paquete de software QuickBooks tiene mucha memoria para funcionar en cualquier ordenador. Si el programa ha estado en uso durante un número de años y las operaciones del año anterior no se han archivado , puede causar cierta ralentización de la velocidad del programa. Esencialmente , el archivo " comprime " todas las transacciones de QuickBooks en totales para que los detalles de las transacciones se reducen al mínimo . No es un proceso de archivo que va a evitar la pérdida de datos vitales y permitirá una rápida recuperación de la información si es necesario . Cosas que necesitará
QuickBooks software
Disco duro externo
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Haga una copia de seguridad completa del archivo de QuickBooks antes de archivar . Desde el archivo de la empresa abierta, haga clic en el botón "Archivo" en la barra de menú superior. La lista del menú que aparecerá abajo incluirá el " Hacer copia o de copia de seguridad " opción, . Haga clic en esa opción
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Permitir otra ventana de pop-up preguntando dónde desea guardar la copia de seguridad . La ubicación predeterminada para guardar los archivos de copia de seguridad estará en la ventana y se destacó . Si la ubicación predeterminada destacado es un disco duro externo , mantener esa ubicación. Si no, utilice el disco duro externo o una unidad flash para guardar la copia de seguridad.
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Cambie el nombre del archivo para indicar que el archivo está completo hasta el punto en el que se archivan los archivos del año anterior . Use el año y una designación como " archivedqbfile . " Establezca este archivo a un lado para tener acceso sólo cuando la información de transacciones de años anteriores tiene que ser encontrado.
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Limpiar datos de la compañía . Para ello, haga clic en el botón "Archivo " en la barra de menú superior. El menú que aparecerá incluirá las "Utilidades ". Opción Haga clic en esta opción. El menú que se abrirá a partir de ahí incluirá la opción de " Limpiar Datos de la empresa . " Haga clic en esta opción.
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Elija el tipo de limpieza por hacer. El cuadro de diálogo que se abre incluirá dos opciones para la limpieza de los datos de la empresa . La primera es la de eliminar las transacciones a partir de una fecha específica. Esta opción eliminará los detalles de todas las transacciones cerradas en una fecha específica. Esta es la opción más utilizada a fin de año para eliminar las transacciones cerradas en años anteriores. La segunda opción consiste en eliminar todas las transacciones cerradas.
Archivo o cerrando los Años Fiscales
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Escoja la Fecha de Cierre y contraseña . Normalmente esto se hace como un ejercicio de fin de año poco después de que se presenten los impuestos. La fecha límite debe ser el último día del año fiscal anterior . Por ejemplo , si se trata de los impuestos de 2010 se están preparando y que actualmente es de 2011, la fecha de liquidación sería el 31 de diciembre de 2010.
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Mantenga las transacciones de años anteriores en la lista por la elección de los ficheros de archivo un año de retraso . Algunos contadores prefieren cerrar los dos años anteriores al año fiscal. En otras palabras, en 2011, el año liquidación tributaria sería 2009 . Esto permitiría que el propietario de la empresa para revisar las transacciones recientes con detalle . Después del segundo año , no debería haber ninguna razón para revisar estas transacciones.
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Seleccione una contraseña para proteger los archivos del año anterior . Después de haber seleccionado la fecha de cierre específico en la primera opción, se le pedirá que cree una contraseña . Esta contraseña evitar cambios accidentales en las operaciones previas a la final del año cerrado .
9

Ajuste archivos y terminan volver a presentar los impuestos. Los cambios realizados en una transacción del año anterior pueden dar lugar a cambios en la declaración de impuestos de la compañía. Si se deben hacer ajustes , esté preparado para discutir los cambios con un profesional de impuestos para determinar si una declaración enmendada debe presentarse .